Smart office: che cos’è e perchè favorisce l’engagement dei dipendenti

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Le organizzazioni stanno attraversando un periodo di grande trasformazione del paradigma lavorativo, una trasformazione culturale, organizzativa e di processi.

Lavorare è diventata un’attività, un’esperienza e non solo un luogo fisico in cui ci si reca tutti i giorni. (1)

Oggi le persone possono lavorare da casa, recarsi in ufficio o in un coworking, in qualsiasi luogo della città che sia in grado di assecondare al meglio l’esperienza lavorativa nel suo complesso ma anche l’attività che va svolta in quel preciso istante. (1)

È quindi palese che l’ufficio tradizionale deve cambiare e, assecondando una tendenza ormai molto di moda, diventare smart.

Lo Smart Office rappresenta l’essenza del new ways of working, che ormai si basano sull’equilibrio e la sinergia tra work experience fisica e virtuale. (1)

È il superamento del vecchio ufficio, con i suoi open space, le sue postazioni fisse e le sale riunioni, trasformato in una declinazione moderna e tecnologica pensata per assecondare un modello di lavoro profondamente diverso, ibrido e diffuso per definizione. (1)

Le tendenze in atto

Ambienti sempre più intelligenti, dove dispositivi IoT e architetture software consentono nuove forme di interazione e di gestione dello spazio. L’ufficio diventa un luogo ibrido tra reale e virtuale.

L’approccio non è solo technology driven ma basato anche sulla governance dei processi lavorativi. (2)

Secondo la recente Global Workforce Survey di Cisco, il 58% dei lavoratori si esprimono a favore dell’home working almeno una settimana al mese, nonostante il 98% degli stessi riporti una frequente frustrazione nell’utilizzare strumenti quali le video-conferenze, soprattutto da casa. (2)

Il 97% chiede maggiori garanzie che gli spazi di lavoro siano più sicuri e, infine, il 96% delle aziende intervistate riferisce che intende investire nella tecnologia per rendere gli uffici più intelligenti.

La survey mette in luce alcune tendenze globali: il diffondersi di un ufficio ibrido tra remoto e lavoro in presenza, con la conseguenza di una progressiva dematerializzazione e digitalizzazione dei processi lavorativi; un luogo di lavoro sempre più smart, ovvero dotato di tecnologie intelligenti e pervasive che impatteranno non solo sulla qualità dello spazio fisico, ma anche sulle dinamiche con cui gli utenti lo utilizzano. (2)

Questi scenari trovano riscontro in altri autorevoli studi, tra cui la ricerca 2020 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

Il lavoro di analisi ha riguardato le attività che più facilmente si svolgeranno nell’ufficio del futuro: dalla socializzazione (68%) agli incontri con esterni (58%); dal recruiting (44%) ai meeting strategici (43%), alla formazione (32%).

Con un conseguente utilizzo degli spazi a tempo e in base ad attività specifiche. (3)

L’ufficio tradizionale diventa smart

Da questo stato di cose, le aziende possono trarre grandi opportunità: possono riprogettare i propri ambienti, ma soprattutto creare luoghi engaging coerenti con un’esperienza lavorativa moderna e connessa. (4)

Largo quindi alla rimodulazione degli spazi secondo i principi dell’Activity Based Working.

Dall’utilizzo di sensoristica avanzata e di Intelligenza Artificiale per l’ottimizzazione dei servizi, ai sistemi di asset booking per la prenotazione di postazioni, sale riunioni, aree social, posti auto e coworking, e agli experience assistant che adottano un approccio olistico e aiutano le persone a vivere la migliore esperienza lavorativa possibile nell’era dell’ufficio diffuso. (4)

Nella sua declinazione fisica, lo Smart Office è il frutto di scelte architettoniche, di design, arredo e tecnologie finalizzate a rendere l’ufficio engaging e quindi capace di favorire la collaborazione e di manifestare al meglio la cultura aziendale. (4)

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. (5)
Ma quali sono le sfide di questo strumento del futuro?

  • Miglioramento della produttività dei dipendenti: lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in movimento. Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza dei team di lavoro. (5)
  • Miglioramento della collaborazione e della comunicazione interna: la comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano risorse umane sempre più coese e coinvolte. Si tratta anche di una caratteristica fondamentale dell’ufficio digitalizzato, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di collaboration e working activity. Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente interazione tra membri del team, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività. (5)

I 4 pilastri dello smart office

La progettazione di ambienti smart deve tenere in considerazione le caratteristiche del lavoro agile.

Il primo e fondamentale requisito deve essere dunque la possibilità di svincolare il lavoratore da una postazione fissa, con la possibilità di consentirgli la scelta di volta in volta dello spazio di lavoro più adatto alla specifica attività. Il cambiamento non deve essere dunque solo di progettazione, ma prima ancora di cultura e approccio, nel rispetto di alcune linee guida. (6)

Vediamo nel dettaglio quali sono i pilastri dello smart office:

  • Differenziazione: esigenze lavorative diverse richiedono spazi con caratteristiche differenti, per permettere un’alta efficacia lavorativa.
    Per questo è importante che esistano differenti tipologie di spazi che favoriscano la collaborazione e la socializzazione, così come la concentrazione e la contemplazione; (6)
  • Riconfigurabilità: spazi adattabili in tempi brevi a costi contenuti per far fronte ad esigenze contingenti o ad evoluzioni di lungo periodo; (6)
  • Abitabilità: spazi intesi non come semplici luoghi di lavoro ma come aree accoglienti (e mirate a ridurre lo stress) che tengano conto del benessere, del comfort e delle esigenze professionali delle persone; (6)
  • Intelligence: integrazione delle tecnologie negli ambienti fisici per utilizzare in modo più efficace gli spazi. (6)

Smart office e engagement dei dipendenti

Lo Smart Office, nella sua modalità digitalizzata dà all’azienda, a differenza del passato, l’opportunità di riunire l’intera workforce in un unico luogo virtuale, a prescindere dalla sede, nazione, punto vendita e stabilimento. (7)

Con il digital workplace i diversi ruoli nell’azienda diventano comuni, anche per i c.d. field worker che per anni si sono sentiti indipendenti dalla cultura e dai valori prevalenti dell’organizzazione.

La trasformazione del paradigma del lavoro diventa quindi un’occasione straordinaria per abbattere silos radicati da anni, rivedere tratti della cultura aziendale poco adatti all’agile working, creare nuove dinamiche di comunicazione e abbattere le tradizionali logiche top-down di leadership.

L’obiettivo è introdurre un modello che favorisca la collaborazione, il dialogo costante ma anche quello casuale, il feedback e la partecipazione, perché da essi dipendono proprio la creatività e l’innovazione. (7)

Per ottenere questo risultato non sono però sufficienti le piattaforme abilitanti, ma sono necessari un profondo percorso di trasformazione e un forte investimento dell’azienda nella sua community.

In particolare, quest’ultima rischia di risentire dei ridotti contatti fisici che il nuovo paradigma lavorativo porta con sé, indebolendo l’engagement dei worker.

L’azienda deve rispondere a tali criticità, per esempio creando spazi virtuali, organizzando un palinsesto di eventi, favorendo il dialogo e l’interscambio di conoscenza, così da avvicinare ulteriormente la community ai valori con cui l’impresa si pone sul mercato. (8)

FONTI

  1. Smart Office: cos’è e perché ripensare gli spazi di lavoro
  2. Global Workforce Survey 2020: Remote Work Survey – Cisco
  3. Smart Office tra Arredo e Tecnologia – Come cambia la relazione con gli spazi (arper.com)
  4. L’ufficio del futuro? Un luogo per socializzare, discutere e sviluppare idee (digital4.biz)
  5. Smart Office: oltre il semplice “posto di lavoro” – TD Blog
  6. Smart Office: cosa vuol dire e come progettare uno spazio di lavoro smart (osservatori.net)
  7. Optimising the smart office: A marriage of technology and people | ZDNet
  8. Smart office for a better productivity (hortoninternational.com)
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