Il mondo del lavoro è cambiato in modo radicale e le aziende devono assecondare un modello molto più flessibile, agile e smart.

Stiamo vivendo la prima fase di evoluzione verso un workplace ibrido, in cui le persone possano scegliere, in accordo con l’azienda e a seconda delle esigenze di entrambi, se recarsi sul posto di lavoro o svolgere la propria attività in hub aziendali diffusi sul territorio.

I risultati dell’ultima ricerca presentata dall’Osservatorio del Politecnico di Milano evidenziano che al termine della pandemia le organizzazioni prevederanno un aumento degli smart worker attraverso formule ibride: in media 3 giornate “agili” nelle grandi aziende, 2 nelle PA.

Il workplace oggi deve essere pensato per integrare l’ufficio e la casa, ma anche gli altri spazi distribuiti sul territorio dove le persone intendono recarsi per lavorare.

E’ da qui che nasce il concetto di smart hub working: modello innovativo che permette una gestione efficiente dell’esperienza lavorativa, promuovendo una collaborazione strutturata e organizzata delle risorse secondo logiche human-centric che, anche grazie alla tecnologia, garantiscono le migliori condizioni di comfort, fruibilità ed efficienza lavorativa.

Mobile worker, tecnologie digitali e una user experience sempre più interattiva stanno rivoluzionando l’organizzazione aziendale e l’idea stessa degli spazi fisici.

Le sedi di lavoro diventano luoghi capaci di migliorare il benessere, la ridistribuzione degli spazi, l’efficacia delle tecnologie e soprattutto la qualità delle relazioni negli ambienti di lavoro, che diventano così “sensibili” ovvero capaci di ascoltare chi li vive.

Lavoro agile: il significato corretto della definizione

Lo Smart Working, o Lavoro Agile, è frutto di una filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Un percorso ambizioso che genera importanti benefici. Gli studi dell’Osservatorio del Politecnico di Milano stimano un possibile aumento di produttività dei lavoratori intorno al 20% e una riduzione dei costi di gestione dello spazio fisico in caso di ristrutturazione degli uffici pari al 20-30%.

Nel momento in cui si intraprende un percorso di introduzione di logiche di smart working in azienda, è importante impostare una strategia multidisciplinare sulla base di un’analisi dei 4 ambiti: HR e Organizzazione, layout fisico degli spazi, tecnologie, comportamenti e stili manageriali.

Solo avendo chiari i livelli di maturità e gli eventuali gap da colmare è possibile definire le priorità di intervento e identificare i progetti pilota in grado diventare benchmark interni per una più ampia diffusione.

Il viaggio verso il lavoro agile non è mai lo stesso per tutte le organizzazioni. Il punto di partenza, le esigenze da cui si attiva l’iniziativa possono essere diversi così come i percorsi da seguire.

Per implementare un modello di smart working che generi effettivamente dei benefici, ciascuna organizzazione deve considerare specificità interne e prevedere una coerenza con la strategia di business, rimanendo però flessibile per sapersi adattare alle caratteristiche delle attività lavorative delle persone che lo devono adottare.

Gli spazi lavorativi nelle New Ways of Working

A un anno e mezzo dall’inizio della pandemia, l’associazione tra smart working e lavoro da remoto deve essere superata.

L’esperienza emergenziale ha portato molte organizzazioni ad interrogarsi sul ruolo che le sedi di lavoro avranno in futuro e su come si potranno adattare alle esigenze e ai diversi stili di vita dei lavoratori.

Lavorare da remoto ha portato molti benefici per le persone, soprattutto per quanto riguarda la conciliazione della vita privata e lavorativa e di risparmio di tempi e costi in termini di “commuting”.

Tuttavia, le sedi di lavoro continuano a svolgere un ruolo identitario fondamentale di trasmissione di valori e principi aziendali, di sviluppo di relazioni sociali, di senso di appartenenza e favoriscono processi di innovazione e problem solving.

Per questo motivo, è importante che gli spazi fisici evolvano per favorire il confronto, la collaborazione, la generazione di idee e la socializzazione.

In questo nuovo scenario, le aziende devono tenere in considerazione diversi elementi per progettare un’efficace work experience.

Tra questi, dare sempre priorità all’employee engagement, rivedere e riorganizzare gli spazi, investire nella community, favorire l’empowerment e affidarsi a tecnologie avanzate che semplificano e arricchiscono la vita delle persone, abbattono i costi per l’azienda e rendono responsive i luoghi.

Gli uffici cambiano e diventano diffusi: non più un ambiente unico e centralizzato ma una rete fisica e virtuale che coinvolge chi resta in sede, chi è operativo da casa e chi invece utilizza spazi “esperenziali” in coworking, poco distanti dalla propria abitazione.

In questa visione, il workplace perde la sua connotazione fisica tradizionale di luogo del lavoro e diventa parte dell’esperienza lavorativa.

Lavorare in questo contesto significa che, a livello di luoghi e modalità di lavoro, ognuno ha a disposizione diverse opzioni e può scegliere la migliore in funzione dell’attività da svolgere.

È da qui che nasce il concetto di space as-a-service, dello spazio come servizio e non più come ‘semplice’ ambiente fisico: lo space non è più un elemento dato e ininfluente ma componente dinamica essenziale per l’esperienza di lavoro.

Oltre lo Smart Working: l’Hub Working

Parlare di Hub Working significa portare a un nuovo livello i principi dello smartworking, attraverso lo sviluppo di logiche human-centric.

La via suggerita è un modello ibrido, già adottato da molte aziende, che va sostenuto dalla tecnologia, per favorire l’interazione e fornire gli strumenti operativi, da programmi di people management per coinvolgere le persone alla definizione di obiettivi e alla rivisitazione degli spazi di lavoro.

Superato il concetto di scrivania come postazione fissa, l’ufficio tenderà sempre più a diventare un nuovo club di interazione, socializzazione, di apprendimento e di scambio di informazioni.

Il modello che si sta affermando prevede l’uso di spazi adibiti a uffici distribuiti sul territorio, per venire incontro alle esigenze delle persone, che possono lavorare in luoghi vicini al proprio domicilio e completi di tutte le dotazioni tecnologiche necessarie.

I workplace decentralizzati daranno concreta realizzazione a questa nuova filosofia attraverso uffici satellite, reti capillari di hub in cui i dipendenti potranno lavorare senza sprecare tempo a spostarsi eccessivamente dalla propria abitazione; in spazi completi di tutti gli strumenti necessari a svolgere il proprio lavoro.

L’Headquarter avrà la funzione di coordinare e organizzare l’attività degli uffici satelliti e, allo stesso tempo, rappresentare il punto di riferimento dei diversi hub aziendali.

Stiamo vivendo un’epoca di cambiamenti: la digital transformation corre veloce, il mondo del lavoro si fa sempre più smart e dislocato, le aziende necessitano di tecnologie flessibili e sicure per garantire ai lavoratori la business continuity in qualsiasi situazione e un forte employee engagement.

L’engagement dei dipendenti guida la produttività ma, nel contesto del lavoro diffuso, è molto più complesso da ottenere. La soluzione è la giusta miscela di cultura, organizzazione e abilitazione tecnologica.

Nel nostro articolo cercheremo di capire quali sono gli strumenti necessari per rendere l’esperienza di lavoro produttiva, agile ed engaging, ma anche efficace e ricca di soddisfazioni.

La Intranet, caposaldo del rapporto tra azienda ed employee, deve essere ripensata alla luce delle nuove dinamiche lavorative e diventare un virtual hub moderno di comunicazioni e processi aziendali.
Nell’era smart le si chiede di diventare un fidato assistente della nuova work experience.

New Ways of working: la sfida coinvolge persone, organizzazioni e spazi

Lo Smart Working non è quello emergenziale della pandemia, ma un paradigma del lavoro che prevede la piena flessibilità di orari, spazi e device, in cui si procede per obiettivi e si responsabilizza la persona.

I people manager hanno rinnovati compiti di tutela della salute, ma anche di stimolo della motivazione e del coinvolgimento delle persone.

Inoltre, nel nuovo equilibrio “phygital” in cui le attività si svolgeranno in parte in presenza in parte in modalità virtuale, le aziende saranno chiamate a riadattare gli spazi fisici, unendo ai sistemi di desk sharing la capacità di rendere rilevanti e “attraenti” le sedi in ottica di employee engagament e wellbeing.

Il centro del cambiamento resta la creazione di nuove esperienze soddisfacenti per il dipendente. Il modello che si sta diffondendo è quello dell’activity-based working, che specializza le opzioni di flessibilità in base a quattro esigenze lavorative delle persone: creatività, concentrazione, collaborazione e comunicazione.

L’employee experience viene ripensato anche attraverso l’HR Tech, l’uso di tecnologie emergenti a supporto dei processi HR.

Con un modo di lavorare più dinamico, le aziende devono avere nuovi strumenti tecnologici per monitorare le prestazioni, la soddisfazione e il benessere dei dipendenti.

L’approccio data-driven e il continuous feedback permettono ai manager di essere sempre in linea con i propri collaboratori. È un nuovo management di precisione che personalizza l’employee experience e la gestione delle risorse umane.

Employee Engagement nell’era dell’ufficio diffuso

Le dinamiche e le modalità con cui ottimizzare l’Employee Engagement sono cambiate e le organizzazioni devono accelerare il percorso di adeguamento.

Per favorire l’employee engagement nell’era del lavoro ibrido l’azienda deve porsi dal punto di vista del dipendente, comprenderne le nuove esigenze e, oltre a mantenere tutti i programmi di retention (benefit, solidità economica, percorsi di wellness e di carriera), affrontare tre nuove sfide del lavoro ibrido:

  • Mantenere una workforce coesa attorno alla cultura aziendale;
  • Creare un ambiente fortemente collaborativo;
  • Fornire gli strumenti di produttività adeguati.

Svincolare il lavoro dall’ufficio dalla postazione fissa, dalla sede dell’azienda e dal contatto fisico con le persone che vi lavorano rischia di allontanare la persona dall’organizzazione, dalla sua cultura e dalla sua visione, creando quella disaffezione che si tramuta in disengagement con tutte le sue conseguenze.

Gli ingredienti del successo sono cultura, organizzazione e community, che mai come negli ultimi tempi sono necessari per il buon funzionamento dell’azienda.

I limiti delle Intranet e le esigenze degli employee di oggi

Da sempre, il contatto tra azienda e dipendente passa attraverso uno strumento preciso: la Intranet, un tool dal valore inestimabile a beneficio dell’organizzazione e degli employee.

Tuttavia, questo strumento è soggetto a un inevitabile processo di obsolescenza, da cui emerge la necessità di aggiornamento costante per supportare dinamiche lavorative che cambiano nel tempo.

Nello specifico, è necessario abbandonare quella staticità tipica dello strumento che è del tutto incompatibile con le dinamiche del lavoro diffuso.

Gli employee hanno bisogno di andare oltre le logiche della Intranet tradizionale e chiedono una soluzione molto più smart sia a livello di fruizione che di significato.

Oggi la piattaforma deve accompagnarli in un’esperienza lavorativa che si svolge a casa, in ufficio, in coworking, in videoconferenza, nelle stanze per il teamwork e al telefono.

Ma quali sono le esigenze degli employee?

  • Un ambiente connesso, sempre accessibile e dalla user experience ottimizzata che li accompagni lungo l’intera esperienza lavorativa, dalla comunicazione alla gestione dei processi organizzativi;
  • Conoscenza in tempo reale delle notizie riguardanti l’azienda;
  • Semplicità nel reperire le informazioni di cui hanno bisogno;
  • Una soluzione che li aiuti ad essere produttivi, ma tenga anche conto del loro benessere.

Un progetto di employee engagement passa attraverso un hub moderno

Adottare un approccio employee-centrico è l’unica strada che conduce all’engagement.
Il concetto che sta emergendo nelle organizzazioni più strutturate è quello del platform: un concentrato di servizi che supportano l’azienda nella gestione del nuovo paradigma di lavoro e assistono il dipendente lungo tutta la work experience.

Una piattaforma integrata e modulare che sfrutta le tecnologie e si adatta ad un modo di lavorare sempre più diffuso e connesso. Essa deve permettere una comprensione immediata della strategia aziendale e delle attività di ogni giorno, ma essere anche uno strumento di comunicazione che consente ai dipendenti di dialogare con il management in modo semplice e immediato.

employee-engagement-insights

Quali le sue caratteristiche?

  • Risorse aziendali e portali per i dipendenti: policy interne, documentazione, procedure, rubrica dei dipendenti, informazioni sui progetti, FAQ aziendali;
  • Training e benessere: risorse per la formazione, momenti di verifica e survey, iniziative di wellness dedicati agli employee;
  • Insight utili per l’employee e l’azienda: il dipendente deve poter accedere a dati che lo indirizzano a gestire al meglio la sua giornata lavorativa. Allo stesso tempo, devono fornire ai manager e nel rispetto della privacy dati aggregati che siano utili a comprendere le performance del momento, eventuali criticità e difficoltà riscontrate dagli utenti;
  • Tutte le informazioni necessarie, accessibili e aggiornate: tutte le informazioni devono essere attuali, pertinenti, facilmente reperibili e rilevanti per l’utente finale;
  • Semplicità di comunicazione: la comunicazione unidirezionale top-down deve lasciare spazio a un modello orizzontale che stimola la collaborazione e la condivisione di feedback;
  • Personalizzazione dell’esperienza: la piattaforma intelligente deve essere in grado di selezionare i topic di interesse, accompagnare l’utente nelle aree rilevanti, ricordare eventi e meeting, trasformandosi in un assistente personale della work experience diffusa.

Le nuove piattaforme volte ad ottimizzare l’employee experience rispondono ad un’esigenza olistica: quella di accompagnare l’employee nella migliore esperienza di lavoro e l’azienda nella gestione del lavoro diffuso con produttività ed efficienza.

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