L’esperienza di Remote Working forzato dell’ultimo anno e mezzo ha profondamente cambiato il nostro approccio al lavoro. (1)

È stata l’occasione, da una parte, per sdoganare definitivamente la possibilità che si può lavorare bene ed essere produttivi anche se non si è in ufficio; dall’altra, ha fatto emergere alcune sfide che è necessario prendere in considerazione quando si pensa alla nuova organizzazione del lavoro. (1)

Il modello che sta emergendo è quello del cosiddetto Hybrid Work, basato sul mix tra lavoro a distanza e in presenza: non un semplice compromesso tra vecchio e nuovo, ma una modalità che punta a sintetizzare il meglio delle due esperienze rispondendo alle nuove esigenze dei lavoratori. (1)

Il nuovo ruolo degli spazi di lavoro

Come ha sottolineato Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, “uno degli aspetti fondamentali del cambiamento è proprio l’impatto che avrà sugli spazi di lavoro”. (2)

Con la pandemia siamo stati costretti non solo a uscire dalla nostra area di comfort ma anche a scoprire una nuova dimensione. (2)

Abbiamo compreso che esiste un modo di lavorare diverso, la maggior parte delle attività si possono svolgere al di fuori dell’ufficio, mentre alcune invece richiedono la presenza in sede. (2)

L’esperienza prolungata di forzato distanziamento ha, infatti, portato a riconsiderare tutta una serie di abitudini e consuetudini: “Avendo una visione distaccata ci siamo resi conto dell’insostenibilità e dell’inefficacia di alcuni nostri comportamenti, pensiamo al caso dei viaggi di un giorno intrapresi solo per fare una riunione fisica di due ore”. (2)

Come ha rilevato Doxa in un sondaggio condotto per l’Osservatorio Smart Working, il lavoro in sede presenta delle caratteristiche poco sostenibili soprattutto per quanto riguarda l’interazione con i clienti, le attività creative e di brainstrorming, le attività individuali di concentrazione e il recupero di energie. (4)

Esiste però l’altra faccia della medaglia: il lavoro a distanza non favorisce la socializzazione e gli scambi informali, non giova al senso di appartenenza, penalizza la creatività e la capacità di innovare, oltre a generare in molte persone una certa ansia da isolamento. (3)
“Tutte queste considerazioni stanno portando a ridefinire il ruolo che dovranno avere gli spazi e l’ufficio del futuro” – ha ribadito Corso –. (3)

La tendenza è quella di una dimensione del lavoro più fluida, coerente con un modello di vero Smart Working, che non vuol dire lavorare a distanza o da casa, ma poter scegliere dove lavorare in funzione dei nostri obiettivi e delle nostre esigenze, dando spazio da un lato alla dimensione business e dall’altro a quella personale. (4)

L’ufficio manterrà un ruolo centrale ma avrà primariamente la funzione di favorire la socializzazione, la comunicazione dell’identità agli stakeholder e la condivisione di valori e di competenze tra le persone dell’organizzazione. È un concetto completamente diverso rispetto a quello tradizionale a cui eravamo abituati, non esisteranno più le praterie di scrivanie con postazioni singole assegnate, ma l’ufficio si frequenterà saltuariamente e su base volontaria. (5)

Secondo la survey dell’Osservatorio Smart Working, tra le attività che si prevede saranno svolte in sede la socializzazione con i colleghi è al primo posto (68%), seguita da incontri con persone esterne all’organizzazione, recruiting, inserimento, induction nuovi assunti e meeting del management. (3)

In quest’ottica, l’89% delle imprese dichiara che dovrà rivedere i propri spazi perché li ritiene inadeguati a fronteggiare le nuove esigenze: in alcuni casi si tratterà di ridisegnare il layout, in altri di rilocalizzare gli uffici o semplicemente di cambiare le regole e le modalità con cui saranno utilizzati. (4)

La preferenza sarà per ambienti differenziati ma anche riconfigurabili, puntando nel progettarli sul supporto delle persone che li dovranno utilizzare. (4)

Come saranno gli uffici del futuro

Il workplace già oggi viene disegnato a partire dall’esperienza delle persone e degli stakeholder. (5)
Il modello ibrido è pensato per integrare l’utilizzo dell’ufficio e della casa, ma anche gli altri spazi distribuiti sul territorio, dove le persone desiderano recarsi per lavorare.

L’ufficio tenderà sempre più a diventare un nuovo club di interazione, socializzazione, di apprendimento e di scambio di informazioni.

Se si guarda alla differenza della distribuzione degli spazi pre e post Covid, quello che si sta osservando è che se prima il 60-70% era dedicato al lavoro individuale, adesso il 50-70% sarà destinato alla collaborazione e alla socializzazione, e le persone avranno la possibilità di accedere ai diversi spazi in maniera autonoma in base alle esigenze. (5)

Le persone vogliono lavorare dove si sentono più produttive, a loro agio e sicure, avendo la possibilità di scegliere se lavorare da casa o da qualsiasi altro luogo in base all’attività che devono svolgere.
Il passaggio è quello dal concetto di efficienza a quello di esperienza, legato alla natura stessa della singola organizzazione e della tipologia di collaboratori.

Questo vuol dire che nel disegnare le nuove sedi sarà necessario mappare le attività e definire quali saranno gestite in ufficio e come. (5)
Che siano i meeting con i clienti o quelli strategici, gli incontri di team building, il knowledge sharing, il one-to-one, l’ufficio dovrà agevolare queste interazioni con salotti, aree break e spazi di incontro ed essere molto più accogliente e adatto alle interazioni informali.

Il complesso di queste tendenze porta alla nascita di un vero e proprio ecosistema, come ha sottolineato Philippe Sourdois, CEO di Tétris Italia.

“Il lavoro di domani sarà svolto da molteplici luoghi, la casa rimarrà per molti uno spazio di concentrazione e lavoro personale, mentre stiamo appurando che per molte aziende sta prendendo piede il modello di ufficio Hubs&Clubs, che prevede la presenza di un headquarter centrale, dedicato al rapporto con i clienti, che funge da vetrina del brand e della cultura aziendale, e di sedi delocalizzate, flessibili e iperconnesse dove i dipendenti potranno recarsi per momenti di scambio, socializzazione e lavoro individuale”. (5)

Il paradigma degli spazi di oggi

Ma qual è il paradigma alla base dell’ideazione degli spazi, oggi?
Innanzitutto è stato accantonato il concetto di superfice misurate in metri quadri, mentre ha assunto un’importanza sempre maggiore quello che la gente vede, sente e l’esperienza che vive anche in ottica di sostenibilità ambientale. (6)
Tutto questo ha portato a individuare 8 trend che oggi guidano la progettazione degli spazi. Vediamoli nel dettaglio:

  • Office social club: il primo trend è una diretta conseguenza dei mesi di lavoro da remoto forzato e rende l’ufficio il luogo principale per collaborare: infatti, l’attenzione si è spostata sulla progettazione degli spazi comuni destinati a favorire l’interazione.
    C’è un altro aspetto da tenere in considerazione: questi spazi sono pensati per rafforzare anche la brand identity dell’azienda e favorire la coesione.
  • House comforts: gli spazi di lavoro devono fornire un livello di comfort, pulizia, salubrità e sicurezza simile a quello che si percepisce a casa, dove ci si sente perfettamente a proprio agio.
  • Flexible and Flexible: deve essere possibile riconfigurare gli spazi velocemente, e si devono poter adattare a diversi eventi e tipologie di attività.
  • Advanced meeting rooms: Con la riduzione delle trasferte, le video conferenze sono diventate routine ed è prevedibile che questa diventerà una modalità prevalente di interazione. Ecco perché è importante progettare gli spazi in quest’ottica: serve pensare a luoghi dedicati a qualsiasi tipo di comunicazione online, a prescindere dal numero di partecipanti e dalla loro geolocalizzazione. Si dovranno quindi concepire acustica e schermi in modo adeguato.
  • Home office promotion: la casa è parte integrante del nuovo ecosistema e quindi non si può ignorare che anche in questo ambiente ci sono delle accortezze da avere per lavorare bene: la seduta, la scrivania e la luce, in primis.
  • Acoustic revolution: quella dell’acustica è una delle sfide più importanti da vincere sia a casa sia in ufficio, soprattutto quando è importante ritagliarsi dei momenti di concentrazione.
  • Biophilic design: oggi più che mai è fondamentale creare spazi di lavoro sostenibili, con impatto positivo sull’ambiente e sul benessere delle persone. (6)

Infine, per facilitare l’adozione di un modello “ibrido” si dovrà avere anche un’altra accortezza: nel progettare gli spazi bisognerà fare in modo che chi lavora da casa non si senta escluso e questo sarà possibile sia grazie alla tecnologia e alle piattaforme di collaboration, sia pensando a luoghi fisici che permettano di organizzare meeting anche con team collegati da remoto, progettandoli con l’obiettivo di fornire un’esperienza più interattiva e di qualità. (6)

Dai business district alla città poliedrica

Nell’ambito dei mutamenti collegati al luogo di lavoro c’è poi però ancora un altro elemento cdi estrema importanza: come afferma Corso, “sta nascendo una nuova economia e un nuovo modello di sviluppo anche del territorio: dagli spazi urbani, come bar, hotel e biblioteche che si stanno attrezzando, ai coworking, alle sedi aziendali diffuse e agli hub condivisi sempre più prenderanno piede dei modelli di lavoro di prossimità, collaborazione e open innovation”. (7)

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La pandemia sta cambiando anche il volto delle città, che stanno diventando policentriche e più integrate.

Quello che si sta affermando è un modello di città molto diverso da quello del passato: non ci sarà più un unico business district centrale verso cui le persone si per andare a lavoro, ma nasceranno tanti distretti, diversi e integrati. (7)

Quest’organizzazione localizzativa si sposa bene con il modello della “città a 15 minuti”, in cui gli spazi di lavoro sono raggiungibili velocemente, i distretti sono diffusi e integrano servizi privati e pubblici, la tecnologia urbana viene valorizzata in ottica di Smart Building e Smart Cities.

Nel momento in cui le aziende immaginano gli uffici del futuro è importante che prendano in considerazione queste evoluzioni, perché molto spesso le città sono motori di innovazione. (7)

Sempre più aziende si stanno, infatti, ponendo al centro dei progetti di rigenerazione urbana con un concetto di ufficio e spazio di lavoro aperto e tendente ad un modello sempre più assimilabile all’idea di piazza, in quanto spazio di incontro, condiviso con fornitori, startup, università e centri di ricerca.

Il ruolo della tecnologia

L’altro elemento centrale che abilita il nuovo modo di lavorare è la tecnologia, che deve evolvere in questo nuovo contesto per integrarlo appieno e soprattutto per permettere alle persone di esprimere il proprio potenziale al meglio.

Se ormai è appurato che stiamo andando verso un mondo phygital – siamo partiti dai processi di lavoro e adesso siamo arrivati nella fase di digitalizzazione degli spazi – oggi è necessario che i nuovi modelli di organizzazione e di leadership aiutino a costruire e alimentare una cultura in questo contesto che garantisca una sostenibilità nel tempo. (8)

Questo dimostra che molte barriere allo Smart Working sono state superate e che c’è spazio per la nascita di nuove opportunità. Ma è altrettanto vero che ci saranno anche delle sfide da affrontare. (8)

Come ha sottolineato l’Edelman Trust Barometer 2021, i leader delle organizzazioni hanno una grande responsabilità nei confronti delle persone: devono capire come guidarle nel cambiamento e come deve evolvere il modo di lavorare mettendole al centro e cercando di rispondere alle nuove esigenze che stanno nascendo. (7)

Le persone sono il motore dell’organizzazione, ecco perché è importante pensare al loro benessere e a metterle nella condizione di lavorare al meglio. Un benessere che si diffonde anche nell’organizzazione: infatti, l’Edelman Trust Barometer rileva che le realtà con collaboratori altamente ingaggiati hanno una profittabilità più alta del 21% rispetto alle altre.

Le sei dimensioni su cui agire per disegnare un modello phygital, che integri strumenti tecnologici e spazi fisici sono:

  • Empowerment: mettere le risorse nelle condizioni di svolgere il loro lavoro in maniera efficiente e nel minor tempo possibile per raggiungere un determinato risultato.
  • Growth: investire nello sviluppo e nella crescita.
  • Purpose: aiutare le persone a identificarsi nei valori aziendali e andare verso un obiettivo comune.
  • Focus: permettere ai collaboratori di focalizzarsi sul loro lavoro.
  • Connections: guidare lo sviluppo delle relazioni tra i singoli.
  • Wellbeing: favorire il bilanciamento delle attività, per garantire il benessere delle persone e il work-life balance. (9)

Quello che è emerso prepotentemente negli ultimi mesi è che è arrivato il momento di costruire una nuova employee experience.

Ci sono, infatti, molteplici sfaccettature di cui avere cura quando si pensa alle persone: tenerle costantemente informate su comunicazioni, novità ed eventi che sono poi alla base della cultura dell’organizzazione; consentire loro di accedere in modo veloce e semplice a tutti gli insight e ai dati a disposizione per poter essere sempre più produttive nel lavoro; mettere a loro disposizione il know-how e il patrimonio di informazioni dell’azienda; dare la possibilità di avere accesso a community in cui poter sviluppare i propri interessi; favorire il benessere che può essere fisico, mentale, emozionale, e finanziario e l’investimento nello sviluppo di nuove skill e nel reskilling. (9)

FONTI

  1. Tekneco – Gli smart spaces tra i 10 trend tecnologici del futuro
  2. Smart Spaces: trend tecnologico e lavorativo del 2019 | Insight IT
  3. Smart Spaces, mercato in crescita grazie a Internet of Things e 5G • Lumi (lumi4innovation.it)
  4. Il futuro del lavoro è phygital (vodafone.it)
  5. Spazi e tecnologia per un lavoro modellato sulle persone (digital4.biz)
  6. Come sarà lo spazio di lavoro del futuro? – Intervista a Cristina Bardelli | Blog In-recruiting
  7. La città dei 15 minuti, nuovo modello di sviluppo urbano (greenplanner.it)
  8. Lavoro e Covid, verso una rivoluzione degli spazi: metà delle scrivanie in ufficio risulterà di troppo (ilmessaggero.it)
  9. Il futuro è “phygital”: così l’integrazione fisico-virtuale ridisegna le nostre vite | Agenda Digitale

Le organizzazioni stanno attraversando un periodo di grande trasformazione del paradigma lavorativo, una trasformazione culturale, organizzativa e di processi.

Lavorare è diventata un’attività, un’esperienza e non solo un luogo fisico in cui ci si reca tutti i giorni. (1)

Oggi le persone possono lavorare da casa, recarsi in ufficio o in un coworking, in qualsiasi luogo della città che sia in grado di assecondare al meglio l’esperienza lavorativa nel suo complesso ma anche l’attività che va svolta in quel preciso istante. (1)

È quindi palese che l’ufficio tradizionale deve cambiare e, assecondando una tendenza ormai molto di moda, diventare smart.

Lo Smart Office rappresenta l’essenza del new ways of working, che ormai si basano sull’equilibrio e la sinergia tra work experience fisica e virtuale. (1)

È il superamento del vecchio ufficio, con i suoi open space, le sue postazioni fisse e le sale riunioni, trasformato in una declinazione moderna e tecnologica pensata per assecondare un modello di lavoro profondamente diverso, ibrido e diffuso per definizione. (1)

Le tendenze in atto

Ambienti sempre più intelligenti, dove dispositivi IoT e architetture software consentono nuove forme di interazione e di gestione dello spazio. L’ufficio diventa un luogo ibrido tra reale e virtuale.

L’approccio non è solo technology driven ma basato anche sulla governance dei processi lavorativi. (2)

Secondo la recente Global Workforce Survey di Cisco, il 58% dei lavoratori si esprimono a favore dell’home working almeno una settimana al mese, nonostante il 98% degli stessi riporti una frequente frustrazione nell’utilizzare strumenti quali le video-conferenze, soprattutto da casa. (2)

Il 97% chiede maggiori garanzie che gli spazi di lavoro siano più sicuri e, infine, il 96% delle aziende intervistate riferisce che intende investire nella tecnologia per rendere gli uffici più intelligenti.

La survey mette in luce alcune tendenze globali: il diffondersi di un ufficio ibrido tra remoto e lavoro in presenza, con la conseguenza di una progressiva dematerializzazione e digitalizzazione dei processi lavorativi; un luogo di lavoro sempre più smart, ovvero dotato di tecnologie intelligenti e pervasive che impatteranno non solo sulla qualità dello spazio fisico, ma anche sulle dinamiche con cui gli utenti lo utilizzano. (2)

Questi scenari trovano riscontro in altri autorevoli studi, tra cui la ricerca 2020 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

Il lavoro di analisi ha riguardato le attività che più facilmente si svolgeranno nell’ufficio del futuro: dalla socializzazione (68%) agli incontri con esterni (58%); dal recruiting (44%) ai meeting strategici (43%), alla formazione (32%).

Con un conseguente utilizzo degli spazi a tempo e in base ad attività specifiche. (3)

L’ufficio tradizionale diventa smart

Da questo stato di cose, le aziende possono trarre grandi opportunità: possono riprogettare i propri ambienti, ma soprattutto creare luoghi engaging coerenti con un’esperienza lavorativa moderna e connessa. (4)

Largo quindi alla rimodulazione degli spazi secondo i principi dell’Activity Based Working.

Dall’utilizzo di sensoristica avanzata e di Intelligenza Artificiale per l’ottimizzazione dei servizi, ai sistemi di asset booking per la prenotazione di postazioni, sale riunioni, aree social, posti auto e coworking, e agli experience assistant che adottano un approccio olistico e aiutano le persone a vivere la migliore esperienza lavorativa possibile nell’era dell’ufficio diffuso. (4)

Nella sua declinazione fisica, lo Smart Office è il frutto di scelte architettoniche, di design, arredo e tecnologie finalizzate a rendere l’ufficio engaging e quindi capace di favorire la collaborazione e di manifestare al meglio la cultura aziendale. (4)

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. (5)
Ma quali sono le sfide di questo strumento del futuro?

  • Miglioramento della produttività dei dipendenti: lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in movimento. Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza dei team di lavoro. (5)
  • Miglioramento della collaborazione e della comunicazione interna: la comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano risorse umane sempre più coese e coinvolte. Si tratta anche di una caratteristica fondamentale dell’ufficio digitalizzato, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di collaboration e working activity. Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente interazione tra membri del team, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività. (5)

I 4 pilastri dello smart office

La progettazione di ambienti smart deve tenere in considerazione le caratteristiche del lavoro agile.

Il primo e fondamentale requisito deve essere dunque la possibilità di svincolare il lavoratore da una postazione fissa, con la possibilità di consentirgli la scelta di volta in volta dello spazio di lavoro più adatto alla specifica attività. Il cambiamento non deve essere dunque solo di progettazione, ma prima ancora di cultura e approccio, nel rispetto di alcune linee guida. (6)

Vediamo nel dettaglio quali sono i pilastri dello smart office:

  • Differenziazione: esigenze lavorative diverse richiedono spazi con caratteristiche differenti, per permettere un’alta efficacia lavorativa.
    Per questo è importante che esistano differenti tipologie di spazi che favoriscano la collaborazione e la socializzazione, così come la concentrazione e la contemplazione; (6)
  • Riconfigurabilità: spazi adattabili in tempi brevi a costi contenuti per far fronte ad esigenze contingenti o ad evoluzioni di lungo periodo; (6)
  • Abitabilità: spazi intesi non come semplici luoghi di lavoro ma come aree accoglienti (e mirate a ridurre lo stress) che tengano conto del benessere, del comfort e delle esigenze professionali delle persone; (6)
  • Intelligence: integrazione delle tecnologie negli ambienti fisici per utilizzare in modo più efficace gli spazi. (6)

Smart office e engagement dei dipendenti

Lo Smart Office, nella sua modalità digitalizzata dà all’azienda, a differenza del passato, l’opportunità di riunire l’intera workforce in un unico luogo virtuale, a prescindere dalla sede, nazione, punto vendita e stabilimento. (7)

Con il digital workplace i diversi ruoli nell’azienda diventano comuni, anche per i c.d. field worker che per anni si sono sentiti indipendenti dalla cultura e dai valori prevalenti dell’organizzazione.

La trasformazione del paradigma del lavoro diventa quindi un’occasione straordinaria per abbattere silos radicati da anni, rivedere tratti della cultura aziendale poco adatti all’agile working, creare nuove dinamiche di comunicazione e abbattere le tradizionali logiche top-down di leadership.

L’obiettivo è introdurre un modello che favorisca la collaborazione, il dialogo costante ma anche quello casuale, il feedback e la partecipazione, perché da essi dipendono proprio la creatività e l’innovazione. (7)

Per ottenere questo risultato non sono però sufficienti le piattaforme abilitanti, ma sono necessari un profondo percorso di trasformazione e un forte investimento dell’azienda nella sua community.

In particolare, quest’ultima rischia di risentire dei ridotti contatti fisici che il nuovo paradigma lavorativo porta con sé, indebolendo l’engagement dei worker.

L’azienda deve rispondere a tali criticità, per esempio creando spazi virtuali, organizzando un palinsesto di eventi, favorendo il dialogo e l’interscambio di conoscenza, così da avvicinare ulteriormente la community ai valori con cui l’impresa si pone sul mercato. (8)

FONTI

  1. Smart Office: cos’è e perché ripensare gli spazi di lavoro
  2. Global Workforce Survey 2020: Remote Work Survey – Cisco
  3. Smart Office tra Arredo e Tecnologia – Come cambia la relazione con gli spazi (arper.com)
  4. L’ufficio del futuro? Un luogo per socializzare, discutere e sviluppare idee (digital4.biz)
  5. Smart Office: oltre il semplice “posto di lavoro” – TD Blog
  6. Smart Office: cosa vuol dire e come progettare uno spazio di lavoro smart (osservatori.net)
  7. Optimising the smart office: A marriage of technology and people | ZDNet
  8. Smart office for a better productivity (hortoninternational.com)
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