Il mondo del lavoro è cambiato in modo radicale e le aziende devono assecondare un modello molto più flessibile, agile e smart.

Stiamo vivendo la prima fase di evoluzione verso un workplace ibrido, in cui le persone possano scegliere, in accordo con l’azienda e a seconda delle esigenze di entrambi, se recarsi sul posto di lavoro o svolgere la propria attività in hub aziendali diffusi sul territorio.

I risultati dell’ultima ricerca presentata dall’Osservatorio del Politecnico di Milano evidenziano che al termine della pandemia le organizzazioni prevederanno un aumento degli smart worker attraverso formule ibride: in media 3 giornate “agili” nelle grandi aziende, 2 nelle PA.

Il workplace oggi deve essere pensato per integrare l’ufficio e la casa, ma anche gli altri spazi distribuiti sul territorio dove le persone intendono recarsi per lavorare.

E’ da qui che nasce il concetto di smart hub working: modello innovativo che permette una gestione efficiente dell’esperienza lavorativa, promuovendo una collaborazione strutturata e organizzata delle risorse secondo logiche human-centric che, anche grazie alla tecnologia, garantiscono le migliori condizioni di comfort, fruibilità ed efficienza lavorativa.

Mobile worker, tecnologie digitali e una user experience sempre più interattiva stanno rivoluzionando l’organizzazione aziendale e l’idea stessa degli spazi fisici.

Le sedi di lavoro diventano luoghi capaci di migliorare il benessere, la ridistribuzione degli spazi, l’efficacia delle tecnologie e soprattutto la qualità delle relazioni negli ambienti di lavoro, che diventano così “sensibili” ovvero capaci di ascoltare chi li vive.

Lavoro agile: il significato corretto della definizione

Lo Smart Working, o Lavoro Agile, è frutto di una filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Un percorso ambizioso che genera importanti benefici. Gli studi dell’Osservatorio del Politecnico di Milano stimano un possibile aumento di produttività dei lavoratori intorno al 20% e una riduzione dei costi di gestione dello spazio fisico in caso di ristrutturazione degli uffici pari al 20-30%.

Nel momento in cui si intraprende un percorso di introduzione di logiche di smart working in azienda, è importante impostare una strategia multidisciplinare sulla base di un’analisi dei 4 ambiti: HR e Organizzazione, layout fisico degli spazi, tecnologie, comportamenti e stili manageriali.

Solo avendo chiari i livelli di maturità e gli eventuali gap da colmare è possibile definire le priorità di intervento e identificare i progetti pilota in grado diventare benchmark interni per una più ampia diffusione.

Il viaggio verso il lavoro agile non è mai lo stesso per tutte le organizzazioni. Il punto di partenza, le esigenze da cui si attiva l’iniziativa possono essere diversi così come i percorsi da seguire.

Per implementare un modello di smart working che generi effettivamente dei benefici, ciascuna organizzazione deve considerare specificità interne e prevedere una coerenza con la strategia di business, rimanendo però flessibile per sapersi adattare alle caratteristiche delle attività lavorative delle persone che lo devono adottare.

Gli spazi lavorativi nelle New Ways of Working

A un anno e mezzo dall’inizio della pandemia, l’associazione tra smart working e lavoro da remoto deve essere superata.

L’esperienza emergenziale ha portato molte organizzazioni ad interrogarsi sul ruolo che le sedi di lavoro avranno in futuro e su come si potranno adattare alle esigenze e ai diversi stili di vita dei lavoratori.

Lavorare da remoto ha portato molti benefici per le persone, soprattutto per quanto riguarda la conciliazione della vita privata e lavorativa e di risparmio di tempi e costi in termini di “commuting”.

Tuttavia, le sedi di lavoro continuano a svolgere un ruolo identitario fondamentale di trasmissione di valori e principi aziendali, di sviluppo di relazioni sociali, di senso di appartenenza e favoriscono processi di innovazione e problem solving.

Per questo motivo, è importante che gli spazi fisici evolvano per favorire il confronto, la collaborazione, la generazione di idee e la socializzazione.

In questo nuovo scenario, le aziende devono tenere in considerazione diversi elementi per progettare un’efficace work experience.

Tra questi, dare sempre priorità all’employee engagement, rivedere e riorganizzare gli spazi, investire nella community, favorire l’empowerment e affidarsi a tecnologie avanzate che semplificano e arricchiscono la vita delle persone, abbattono i costi per l’azienda e rendono responsive i luoghi.

Gli uffici cambiano e diventano diffusi: non più un ambiente unico e centralizzato ma una rete fisica e virtuale che coinvolge chi resta in sede, chi è operativo da casa e chi invece utilizza spazi “esperenziali” in coworking, poco distanti dalla propria abitazione.

In questa visione, il workplace perde la sua connotazione fisica tradizionale di luogo del lavoro e diventa parte dell’esperienza lavorativa.

Lavorare in questo contesto significa che, a livello di luoghi e modalità di lavoro, ognuno ha a disposizione diverse opzioni e può scegliere la migliore in funzione dell’attività da svolgere.

È da qui che nasce il concetto di space as-a-service, dello spazio come servizio e non più come ‘semplice’ ambiente fisico: lo space non è più un elemento dato e ininfluente ma componente dinamica essenziale per l’esperienza di lavoro.

Oltre lo Smart Working: l’Hub Working

Parlare di Hub Working significa portare a un nuovo livello i principi dello smartworking, attraverso lo sviluppo di logiche human-centric.

La via suggerita è un modello ibrido, già adottato da molte aziende, che va sostenuto dalla tecnologia, per favorire l’interazione e fornire gli strumenti operativi, da programmi di people management per coinvolgere le persone alla definizione di obiettivi e alla rivisitazione degli spazi di lavoro.

Superato il concetto di scrivania come postazione fissa, l’ufficio tenderà sempre più a diventare un nuovo club di interazione, socializzazione, di apprendimento e di scambio di informazioni.

Il modello che si sta affermando prevede l’uso di spazi adibiti a uffici distribuiti sul territorio, per venire incontro alle esigenze delle persone, che possono lavorare in luoghi vicini al proprio domicilio e completi di tutte le dotazioni tecnologiche necessarie.

I workplace decentralizzati daranno concreta realizzazione a questa nuova filosofia attraverso uffici satellite, reti capillari di hub in cui i dipendenti potranno lavorare senza sprecare tempo a spostarsi eccessivamente dalla propria abitazione; in spazi completi di tutti gli strumenti necessari a svolgere il proprio lavoro.

L’Headquarter avrà la funzione di coordinare e organizzare l’attività degli uffici satelliti e, allo stesso tempo, rappresentare il punto di riferimento dei diversi hub aziendali.

Il Digital workplace è il paradigma che definisce il nuovo spazio di lavoro e il modo di lavorare nell’era del digital business, modificando e trasformando i processi e gli spazi aziendali, reinventando le aziende in tutti i settori. (1)

Nei fatti, ciascuno può lavorare da qualsiasi luogo dotato di una connessione internet, nella pratica non sempre le persone desiderano farlo.

Servono spazi comuni, intesi come luoghi e momenti di incontro, in cui condividere informazioni e conoscenza, per generare idee e cogliere spunti come componente vitale del lavoro. (2)

Gli uffici tradizionali sono una soluzione superata e il luogo di lavoro si trasforma in uno spazio di collaborazione aperto, dinamico e adattabile a diversi obiettivi.

Negli ultimi tempi hanno preso piede nelle grandi città gli spazi in cui community di persone con gli stessi interessi condividono lo spazio e le occasioni di lavoro in team, mutuando lo stesso spirito creativo che spesso permea le università, in cui la vicinanza tra persone esperte di discipline differenti favorisce la contaminazione e, di conseguenza, l’innovazione. (3)

Al contempo, buona parte del lavoro oggi si svolge attraverso strumenti digitali e, mentre telefono e fax diventano progressivamente parte del passato, prendono piede piattaforme di collaborazione, intranet, file sharing e sistemi di videoconferenza.

Che cos’è il Digital Workplace

Dall’unione di nuovi spazi di lavoro e tecnologie di comunicazione nasce il concetto di Digital Workplace, definito da Gartner come “una strategia d’impresa che rende possibili modi di lavorare innovativi e più efficaci, che migliora il coinvolgimento e l’agilità dei dipendenti, e che sfrutta tecnologie e modelli orientati al consumatore”.(4)

L’aspetto strategico e di lungo termine legati alla nascita dei workplace digitali diventa più evidente quando si analizzano i numeri.

Si tratta di un trend che ormai riguarda buona parte delle imprese, in particolare quelle grandi, tra le quali il 36% ha già lanciato progetti strutturati (erano il 30% nel 2016), e ben una su due ha avviato o sta per avviare un progetto di Digital Workplace (dati Osservatori Digital Innovation 2017). Ma non è solo una questione di numeri. (4)

Le aziende pioniere si sono rese conto delle potenzialità del Digital Workplace ed è evidente come la combinazione di tecnologie e spazi di lavoro di qualità stimoli la creatività e l’impegno tra i collaboratori.

Le caratteristiche dei Workplace Digitali

Il Digital Workplace deve possedere 5 caratteristiche:

  • Semplicità: le tecnologie e le modalità di utilizzo degli spazi devono essere semplici e orientati all’utilizzatore, mutuando logiche di user experience del mondo consumer;
  • Accessibilità: le tecnologie devono essere accessibili anche da smartphone e tablet senza particolari complessità aggiuntive per offrire la massima flessibilità ai collaboratori per lavorare laddove serve anche – e soprattutto – a distanza;
  • Socialità: la dotazione tecnologica deve prevedere applicazioni e spazi di social networking, dai servizi di messaggistica via Mobile in stile Whatsapp fino ai social network aziendali, per permettere di restare in contatto e condividere informazioni con i colleghi;
  • Apertura: informazioni e conoscenza non possono essere bloccate e segregate all’interno di sistemi chiusi, soprattutto quando si lavora fuori ufficio. I collaboratori devono poter accedere e condividere informazioni con semplicità, limitando il più possibile la circolazione di faldoni e carta stampata;
  • Intelligenza: la tecnologia deve essere semplice e guidare l’utente nel suo utilizzo attraverso suggerimenti di utilizzi pratici e concreti. (6)

Il mindset giusto alla base di un posto di lavoro digitale

I vantaggi del Digital Workplace restano però solo teorici se gli strumenti non vengono utilizzati dalle persone nel modo corretto.(7)

workplace-digitale

Quando si parla di innovazione, vista la natura stessa della parola, spesso non ci sono punti di riferimento a cui ispirarsi, e per questo diventa fattore chiave la capacità degli individui di sperimentare in prima persona i vantaggi delle tecnologie applicate all’ambiente lavorativo, superando la paura di sperimentare le novità.

È necessario quindi sviluppare una vera e propria mentalità (o mindset) che porti le persone giorno dopo giorno a padroneggiare gli strumenti digitali in modo consapevole senza bloccarsi, trovando – a volte anche in modo autonomo – soluzioni ai problemi operativi quotidiani attraverso il confronto con i colleghi. (8)

I vantaggi per le imprese possono essere molteplici, alcuni di essi quantificabili, altri intangibili:

  • produttività legata a un utilizzo più efficace degli strumenti tecnologici a disposizione dei dipendenti e al rapido accesso alle informazioni rilevanti;
  • consapevolezza su come utilizzare gli spazi di lavoro in funzione delle attività lavorative;
  • incoraggiamento di modalità di lavoro basate sulla collaborazione e non solo su gerarchia e burocrazia, grazie a una più trasparente condivisione delle informazioni e una maggiore semplicità di comunicazione oltre i confini geografici di uffici, sedi e paesi;
  • favorire l’innovazione attraverso spazi fisici in cui comunicare e scambiare idee tra colleghi, creando comunità di persone con competenze diverse;
  • attrattività per i talenti, grazie a sedi adeguate e a modalità di lavoro moderne e collaborative, che garantiscano il coinvolgimento dei lavoratori, sia giovani sia più esperti.

La trasformazione digitale dell’ambiente di lavoro è solo all’inizio e avrà un impatto non solo sulle imprese e i collaboratori, ma anche su imprese di costruzioni, architetti, fornitori di tecnologie e sulla società nel suo complesso. (7)

Gli uffici non passeranno di moda, così come teorizzava Cairncross negli anni ’90, ma la tecnologia li rivitalizzerà e trasformerà. (7)

Non importa davvero superare il concetto di distanza quanto costruire una nuova prossimità, che consenta agli individui di collaborare insieme incontrandosi in spazi sia fisici sia virtuali, gradevoli, facili da usare e aperti.

FONTI

  1. Digital workspace: come rendere il lavoro più innovativo e produttivo
  2. Digital workspace, elementi distintivi e tecnologie
  3. Digital Workplace | Ricoh Italia
  4. Digital Workplace – fabbricadigitale
  5. Digital Workplace: la soluzione che abilita la Work Transformation | Injenia
  6. Cos’è un workplace digitale? – Citrix Italy
  7. Digital workplace: come si realizza e i vantaggi per le imprese | Avaya Blog
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