Con l’hybrid work il luogo di lavoro si sdoppia. L’improvviso sopraggiungere della pandemia ha reso il lavoro da casa più che una possibilità una vera e propria questione di sopravvivenza per tutte quelle realtà aziendali che, per tipologia di attività svolta, potevano permetterselo. (1)

Il remote working improvvisamente è diventata la formula obbligata per milioni di lavoratori. (1)

Secondo l’indagine pubblicata dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, le persone che hanno lavorato a distanza nel 2020 durante la fase acuta della pandemia sono state 6,58 milioni, praticamente un terzo dei lavoratori italiani e oltre dieci volte più dei 570 mila censiti nel 2019, coinvolgendo il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58% delle PMI. (2)

A distanza di un anno dall’esplosione della pandemia però, con un nuovo vigore alla lotta al virus dato dall’arrivo dei vaccini, ragionare su come potrebbe configurarsi il “new normal” è d’obbligo. (2)

Tornare allo status quo pre-emergenza è praticamente impossibile e probabilmente anche poco sensato, significherebbe mettere in archivio tutta l’esperienza accumulata in questo periodo etichettandola come negativa, quando invece sono ben noti a tutti anche gli aspetti positivi da essa scaturiti. (2)

A riprova di ciò, lo studio dell’Osservatorio stima che al termine dell’emergenza le persone che lavoreranno almeno in parte da remoto saranno complessivamente 5,35 milioni, di cui 1,72 milioni nelle grandi imprese, 920mila nelle PMI, 1,23 milioni nelle microimprese e 1,48 milioni nelle PA. (2)

Per adattarsi a questa “nuova normalità” del lavoro il 70% delle grandi imprese aumenterà le giornate di lavoro da remoto, portandole in media da uno a 2,7 giorni alla settimana, una su due modificherà gli spazi fisici. (2)

Benvenuti nell’era del lavoro ibrido dove la presenza costante in ufficio non è più fondamentale.

Che cos’è il lavoro ibrido?

Il lavoro ibrido nasce dal mix tra lavoro a distanza e lavoro in presenza.
Non si tratta banalmente di un compromesso tra vecchio e nuovo, ma di una modalità che punta a sintetizzare il meglio delle due esperienze rispondendo alle mutate esigenze dei lavoratori e creando al contempo organizzazioni sempre più competitive. (3)

Ad oggi non esiste un hybrid work model definito: ci sono aziende che si stanno orientando verso una modalità “remote-first”, ovvero che prevedono di adottare il lavoro da remoto come predominante e una presenza in ufficio occasionale senza però arrivare a soluzioni di Full Smart Working, e aziende che invece propendono per un approccio “office-first”, in cui l’ufficio rimane il luogo principale dove svolgere l’attività. (3)

Secondo un’indagine realizzata da McKinsey solo il 7% di 800 dirigenti intervistati è favorevole a prevedere tre o più giornate di lavoro da remoto. (4)
Sebbene dunque si stiano sperimentando diversi modelli di lavoro ibrido, è certo che alcune sfide investiranno indistintamente tutte le aziende che decideranno di percorrere questa strada.

Le sfide del lavoro ibrido

Dal rispetto dell’equità alla salvaguardia della cultura aziendale, dal mantenere alto lo spirito collaborativo alla necessità di alimentare gli scambi informali, dalla gestione del lavoro alla sicurezza informatica, sono diverse le sfide che il lavoro ibrido porta con sé e, forse, la più grande è cercare di non creare lavoratori di serie A (coloro che lavorano in azienda) e lavoratori di serie B (coloro che lavorano da casa).

Come descrive in maniera puntuale un articolo pubblicato sull’Harvard Business Review dal titolo Making the Hybrid Workplace Fair, chi lavora da remoto, qualora non correttamente supportato, rischia di rimanere ai margini dell’organizzazione. (5)

Questi dipendenti, scrivono Mortensen e Haas, spesso vengono penalizzati da un’infrastruttura tecnologica peggiore (connessioni lente, incapacità di accedere a determinate risorse da casa, una configurazione di un home office meno sofisticata) riscontrando più difficoltà nel dimostrare la propria competenza. (5)

Ma non si deve fare i conti solo con un gap tecnologico. Non essere presenti durante le interazioni informali lascia i lavoratori da remoto fuori da alcune dinamiche, mettendoli anche nella condizione di diventare gli ultimi a essere messi al corrente dei fatti.

Lavorare da remoto può anche portare i dipendenti a sentirsi più isolati e privi di quelle relazioni e connessioni che forniscono un supporto sociale.

Infine, ma non per importanza, i due professori spiegano come lavorare nello stesso spazio del capo aumenta la probabilità che gli sforzi e le azioni dei dipendenti vengano notate e riconosciute, e anche se il capo lavora da remoto, quando un dipendente lavora in ufficio, aumenta la probabilità che le sue azioni vengano viste da altri e gli vengano indirettamente segnalate. (5)

Da remoto, sottolineano gli autori dell’articolo, nessuno vede l’attività eseguita in tarda notte o al mattino presto o quanto i dipendenti si stiano impegnando per raggiungere gli obiettivi che gli sono stati assegnati. (5)

In questi casi, è probabile che il credito per un lavoro di gruppo venga attribuito in modo poco equo principalmente a coloro che sono presenti in ufficio e più visibili.

Dal punto di vista dei rapporti personali sempre Mortensen e Haas ricordano che quando la comunicazione avviene in remoto, la connessione tra le persone è gravemente indebolita e i segnali non verbali sono più difficili da captare, anche quando le persone possono vedersi su uno schermo. (5)

Nei momenti di interazione dal vivo le persone sono spesso eccitate e più propense a entrare in empatia l’una con l’altra, il che supporta la cultura organizzativa e la collaborazione.
Molti incontri da remoto sono puramente focalizzati sul compito e in gran parte privi di connessione emotiva.

Le riunioni sono importanti, ovviamente, ma non più dei momenti umani, perché sono le relazioni a creare fiducia tra i colleghi, supportare la cooperazione e stimolare all’impegno.

Hybrid workplace: il luogo di lavoro si trasforma

Secondo lo studio Microsoft sopra citato, il 66% dei leader afferma che le proprie organizzazioni stanno considerando di ridisegnare gli ambienti di lavoro per conformarli alle nuove esigenze legate all’hybrid work. (6)

Questo tendenzialmente significa la possibilità di ridurre la metratura degli spazi con un ragguardevole risparmio di costi da parte delle organizzazioni, ma, al tempo stesso, la necessità di configurarli in maniera flessibile pensando ad una maggiore collaborazione e interazione anche al di fuori della pura attività lavorativa. (6)

Più tavoli riunione, grandi monitor per la condivisione di progetti, soluzioni di segnaletica digitale per informare i team su cosa si sta svolgendo nei vari ambienti, zone relax, dispositivi per la prenotazione di postazioni (pratica conosciuta col nome di hotelling) tecnologicamente connesse e in grado di supportare le relazioni tra le persone che lavorano in remoto e in ufficio. (6)

Ecco, tutto questo e anche di più trasformerà l’ambiente di lavoro rispetto a come siamo abituati a vederlo oggi.

Nuovi talenti grazie al lavoro ibrido

Uno degli aspetti positivi di istituzionalizzare il lavoro da remoto è la possibilità di aprire l’azienda all’inserimento di risorse distanti dalla sede centrale o dagli uffici dislocati sul territorio. (7)

Rimuovere i confini geografici significa poter accedere ad un bacino di talenti potenzialmente senza limiti, oltre a poter organizzare team più variegati ed inclusivi.

Più punti di vista, maggiore creatività, maggiore rapidità nel risolvere i problemi, maggiore tasso di innovazione, sono solo alcuni dei vantaggi della diversità sul luogo di lavoro, fisico o virtuale che sia. (8)

Immaginiamo che valenza questo possa avere sia per grandi realtà imprenditoriali chiamate a confrontarsi su mercati sempre più competitivi, sia per più piccole realtà locali che grazie al lavoro da remoto potranno assorbire nuove competenze in grado farle fare un salto di qualità.

Le tecnologie per la collaborazione a distanza

Fondamentale perché il lavoro ibrido dia i risultati sperati è per le aziende il dotarsi dei giusti strumenti, e in questo caso la tecnologia la fa da padrone. (9)

Affinché si possa lavorare da casa, in ufficio o da diverse postazioni senza soluzione di continuità è necessario che i documenti siano resi disponibili; che i dipendenti possano accedere al materiale e agli applicativi aziendali da qualsiasi luogo senza esser legati a computer specifici.

Infine, è necessario che vengano adottati sistemi informativi basati su cloud per facilitare la transizione tra le postazioni di lavoro e tra casa e ufficio.

Oltre a questi elementi, che potremmo definire i presupposti di base, affinché si possa lavorare in modalità ibrida esistono oggi diversi software e tecnologie, che concorrono a facilitare la collaborazione e portare a termine singole attività come interi processi.

Software di Identity and Access Management (IAM) per l’autenticazione a distanza sicura, strumenti di people management per contribuire a migliorare la salute dei dipendenti, piattaforme di project management, strumenti per la formazione continua, piattaforme di collaboration, finanche software per monitorare il livello di produttività dei dipendenti e la qualità del lavoro, sono tutti strumenti innovativi utili per supportare le organizzazioni in questa transizione rivoluzionaria dal lavoro tradizionale al lavoro ibrido.

FONTI

  1.  Lavoro ibrido: il futuro dei lavoratori tra ufficio e smart working (smeup.com)
  2. Smart Working: il futuro del lavoro oltre l’emergenza (osservatori.net)
  3. Hybrid workplace: nell’era post Covid l’ambiente di lavoro diventa fluido (digital4.biz)
  4. Idee | Italia | McKinsey & Company | Italy | McKinsey & Company
  5. Lavoro smart e ibrido, il futuro è in una nuova esperienza dell’utente dipendente | Agenda Digitale
  6. Making the Hybrid Workplace Fair (hbr.org)
  7. Work Trend Index 2021, i dati Microsoft sul lavoro da remoto a un anno dall’inizio della pandemia (hr-link.it)
  8. Back to work nel post pandemia: tra lavoro ibrido e ricerca di nuovi talenti (tecnogazzetta.it)
  9. Collaborazione a distanza, le nuove soluzioni tecnologiche che cambiano lo scenario del lavoro – Digital4

L’esperienza di Remote Working forzato dell’ultimo anno e mezzo ha profondamente cambiato il nostro approccio al lavoro. (1)

È stata l’occasione, da una parte, per sdoganare definitivamente la possibilità che si può lavorare bene ed essere produttivi anche se non si è in ufficio; dall’altra, ha fatto emergere alcune sfide che è necessario prendere in considerazione quando si pensa alla nuova organizzazione del lavoro. (1)

Il modello che sta emergendo è quello del cosiddetto Hybrid Work, basato sul mix tra lavoro a distanza e in presenza: non un semplice compromesso tra vecchio e nuovo, ma una modalità che punta a sintetizzare il meglio delle due esperienze rispondendo alle nuove esigenze dei lavoratori. (1)

Il nuovo ruolo degli spazi di lavoro

Come ha sottolineato Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, “uno degli aspetti fondamentali del cambiamento è proprio l’impatto che avrà sugli spazi di lavoro”. (2)

Con la pandemia siamo stati costretti non solo a uscire dalla nostra area di comfort ma anche a scoprire una nuova dimensione. (2)

Abbiamo compreso che esiste un modo di lavorare diverso, la maggior parte delle attività si possono svolgere al di fuori dell’ufficio, mentre alcune invece richiedono la presenza in sede. (2)

L’esperienza prolungata di forzato distanziamento ha, infatti, portato a riconsiderare tutta una serie di abitudini e consuetudini: “Avendo una visione distaccata ci siamo resi conto dell’insostenibilità e dell’inefficacia di alcuni nostri comportamenti, pensiamo al caso dei viaggi di un giorno intrapresi solo per fare una riunione fisica di due ore”. (2)

Come ha rilevato Doxa in un sondaggio condotto per l’Osservatorio Smart Working, il lavoro in sede presenta delle caratteristiche poco sostenibili soprattutto per quanto riguarda l’interazione con i clienti, le attività creative e di brainstrorming, le attività individuali di concentrazione e il recupero di energie. (4)

Esiste però l’altra faccia della medaglia: il lavoro a distanza non favorisce la socializzazione e gli scambi informali, non giova al senso di appartenenza, penalizza la creatività e la capacità di innovare, oltre a generare in molte persone una certa ansia da isolamento. (3)
“Tutte queste considerazioni stanno portando a ridefinire il ruolo che dovranno avere gli spazi e l’ufficio del futuro” – ha ribadito Corso –. (3)

La tendenza è quella di una dimensione del lavoro più fluida, coerente con un modello di vero Smart Working, che non vuol dire lavorare a distanza o da casa, ma poter scegliere dove lavorare in funzione dei nostri obiettivi e delle nostre esigenze, dando spazio da un lato alla dimensione business e dall’altro a quella personale. (4)

L’ufficio manterrà un ruolo centrale ma avrà primariamente la funzione di favorire la socializzazione, la comunicazione dell’identità agli stakeholder e la condivisione di valori e di competenze tra le persone dell’organizzazione. È un concetto completamente diverso rispetto a quello tradizionale a cui eravamo abituati, non esisteranno più le praterie di scrivanie con postazioni singole assegnate, ma l’ufficio si frequenterà saltuariamente e su base volontaria. (5)

Secondo la survey dell’Osservatorio Smart Working, tra le attività che si prevede saranno svolte in sede la socializzazione con i colleghi è al primo posto (68%), seguita da incontri con persone esterne all’organizzazione, recruiting, inserimento, induction nuovi assunti e meeting del management. (3)

In quest’ottica, l’89% delle imprese dichiara che dovrà rivedere i propri spazi perché li ritiene inadeguati a fronteggiare le nuove esigenze: in alcuni casi si tratterà di ridisegnare il layout, in altri di rilocalizzare gli uffici o semplicemente di cambiare le regole e le modalità con cui saranno utilizzati. (4)

La preferenza sarà per ambienti differenziati ma anche riconfigurabili, puntando nel progettarli sul supporto delle persone che li dovranno utilizzare. (4)

Come saranno gli uffici del futuro

Il workplace già oggi viene disegnato a partire dall’esperienza delle persone e degli stakeholder. (5)
Il modello ibrido è pensato per integrare l’utilizzo dell’ufficio e della casa, ma anche gli altri spazi distribuiti sul territorio, dove le persone desiderano recarsi per lavorare.

L’ufficio tenderà sempre più a diventare un nuovo club di interazione, socializzazione, di apprendimento e di scambio di informazioni.

Se si guarda alla differenza della distribuzione degli spazi pre e post Covid, quello che si sta osservando è che se prima il 60-70% era dedicato al lavoro individuale, adesso il 50-70% sarà destinato alla collaborazione e alla socializzazione, e le persone avranno la possibilità di accedere ai diversi spazi in maniera autonoma in base alle esigenze. (5)

Le persone vogliono lavorare dove si sentono più produttive, a loro agio e sicure, avendo la possibilità di scegliere se lavorare da casa o da qualsiasi altro luogo in base all’attività che devono svolgere.
Il passaggio è quello dal concetto di efficienza a quello di esperienza, legato alla natura stessa della singola organizzazione e della tipologia di collaboratori.

Questo vuol dire che nel disegnare le nuove sedi sarà necessario mappare le attività e definire quali saranno gestite in ufficio e come. (5)
Che siano i meeting con i clienti o quelli strategici, gli incontri di team building, il knowledge sharing, il one-to-one, l’ufficio dovrà agevolare queste interazioni con salotti, aree break e spazi di incontro ed essere molto più accogliente e adatto alle interazioni informali.

Il complesso di queste tendenze porta alla nascita di un vero e proprio ecosistema, come ha sottolineato Philippe Sourdois, CEO di Tétris Italia.

“Il lavoro di domani sarà svolto da molteplici luoghi, la casa rimarrà per molti uno spazio di concentrazione e lavoro personale, mentre stiamo appurando che per molte aziende sta prendendo piede il modello di ufficio Hubs&Clubs, che prevede la presenza di un headquarter centrale, dedicato al rapporto con i clienti, che funge da vetrina del brand e della cultura aziendale, e di sedi delocalizzate, flessibili e iperconnesse dove i dipendenti potranno recarsi per momenti di scambio, socializzazione e lavoro individuale”. (5)

Il paradigma degli spazi di oggi

Ma qual è il paradigma alla base dell’ideazione degli spazi, oggi?
Innanzitutto è stato accantonato il concetto di superfice misurate in metri quadri, mentre ha assunto un’importanza sempre maggiore quello che la gente vede, sente e l’esperienza che vive anche in ottica di sostenibilità ambientale. (6)
Tutto questo ha portato a individuare 8 trend che oggi guidano la progettazione degli spazi. Vediamoli nel dettaglio:

  • Office social club: il primo trend è una diretta conseguenza dei mesi di lavoro da remoto forzato e rende l’ufficio il luogo principale per collaborare: infatti, l’attenzione si è spostata sulla progettazione degli spazi comuni destinati a favorire l’interazione.
    C’è un altro aspetto da tenere in considerazione: questi spazi sono pensati per rafforzare anche la brand identity dell’azienda e favorire la coesione.
  • House comforts: gli spazi di lavoro devono fornire un livello di comfort, pulizia, salubrità e sicurezza simile a quello che si percepisce a casa, dove ci si sente perfettamente a proprio agio.
  • Flexible and Flexible: deve essere possibile riconfigurare gli spazi velocemente, e si devono poter adattare a diversi eventi e tipologie di attività.
  • Advanced meeting rooms: Con la riduzione delle trasferte, le video conferenze sono diventate routine ed è prevedibile che questa diventerà una modalità prevalente di interazione. Ecco perché è importante progettare gli spazi in quest’ottica: serve pensare a luoghi dedicati a qualsiasi tipo di comunicazione online, a prescindere dal numero di partecipanti e dalla loro geolocalizzazione. Si dovranno quindi concepire acustica e schermi in modo adeguato.
  • Home office promotion: la casa è parte integrante del nuovo ecosistema e quindi non si può ignorare che anche in questo ambiente ci sono delle accortezze da avere per lavorare bene: la seduta, la scrivania e la luce, in primis.
  • Acoustic revolution: quella dell’acustica è una delle sfide più importanti da vincere sia a casa sia in ufficio, soprattutto quando è importante ritagliarsi dei momenti di concentrazione.
  • Biophilic design: oggi più che mai è fondamentale creare spazi di lavoro sostenibili, con impatto positivo sull’ambiente e sul benessere delle persone. (6)

Infine, per facilitare l’adozione di un modello “ibrido” si dovrà avere anche un’altra accortezza: nel progettare gli spazi bisognerà fare in modo che chi lavora da casa non si senta escluso e questo sarà possibile sia grazie alla tecnologia e alle piattaforme di collaboration, sia pensando a luoghi fisici che permettano di organizzare meeting anche con team collegati da remoto, progettandoli con l’obiettivo di fornire un’esperienza più interattiva e di qualità. (6)

Dai business district alla città poliedrica

Nell’ambito dei mutamenti collegati al luogo di lavoro c’è poi però ancora un altro elemento cdi estrema importanza: come afferma Corso, “sta nascendo una nuova economia e un nuovo modello di sviluppo anche del territorio: dagli spazi urbani, come bar, hotel e biblioteche che si stanno attrezzando, ai coworking, alle sedi aziendali diffuse e agli hub condivisi sempre più prenderanno piede dei modelli di lavoro di prossimità, collaborazione e open innovation”. (7)

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La pandemia sta cambiando anche il volto delle città, che stanno diventando policentriche e più integrate.

Quello che si sta affermando è un modello di città molto diverso da quello del passato: non ci sarà più un unico business district centrale verso cui le persone si per andare a lavoro, ma nasceranno tanti distretti, diversi e integrati. (7)

Quest’organizzazione localizzativa si sposa bene con il modello della “città a 15 minuti”, in cui gli spazi di lavoro sono raggiungibili velocemente, i distretti sono diffusi e integrano servizi privati e pubblici, la tecnologia urbana viene valorizzata in ottica di Smart Building e Smart Cities.

Nel momento in cui le aziende immaginano gli uffici del futuro è importante che prendano in considerazione queste evoluzioni, perché molto spesso le città sono motori di innovazione. (7)

Sempre più aziende si stanno, infatti, ponendo al centro dei progetti di rigenerazione urbana con un concetto di ufficio e spazio di lavoro aperto e tendente ad un modello sempre più assimilabile all’idea di piazza, in quanto spazio di incontro, condiviso con fornitori, startup, università e centri di ricerca.

Il ruolo della tecnologia

L’altro elemento centrale che abilita il nuovo modo di lavorare è la tecnologia, che deve evolvere in questo nuovo contesto per integrarlo appieno e soprattutto per permettere alle persone di esprimere il proprio potenziale al meglio.

Se ormai è appurato che stiamo andando verso un mondo phygital – siamo partiti dai processi di lavoro e adesso siamo arrivati nella fase di digitalizzazione degli spazi – oggi è necessario che i nuovi modelli di organizzazione e di leadership aiutino a costruire e alimentare una cultura in questo contesto che garantisca una sostenibilità nel tempo. (8)

Questo dimostra che molte barriere allo Smart Working sono state superate e che c’è spazio per la nascita di nuove opportunità. Ma è altrettanto vero che ci saranno anche delle sfide da affrontare. (8)

Come ha sottolineato l’Edelman Trust Barometer 2021, i leader delle organizzazioni hanno una grande responsabilità nei confronti delle persone: devono capire come guidarle nel cambiamento e come deve evolvere il modo di lavorare mettendole al centro e cercando di rispondere alle nuove esigenze che stanno nascendo. (7)

Le persone sono il motore dell’organizzazione, ecco perché è importante pensare al loro benessere e a metterle nella condizione di lavorare al meglio. Un benessere che si diffonde anche nell’organizzazione: infatti, l’Edelman Trust Barometer rileva che le realtà con collaboratori altamente ingaggiati hanno una profittabilità più alta del 21% rispetto alle altre.

Le sei dimensioni su cui agire per disegnare un modello phygital, che integri strumenti tecnologici e spazi fisici sono:

  • Empowerment: mettere le risorse nelle condizioni di svolgere il loro lavoro in maniera efficiente e nel minor tempo possibile per raggiungere un determinato risultato.
  • Growth: investire nello sviluppo e nella crescita.
  • Purpose: aiutare le persone a identificarsi nei valori aziendali e andare verso un obiettivo comune.
  • Focus: permettere ai collaboratori di focalizzarsi sul loro lavoro.
  • Connections: guidare lo sviluppo delle relazioni tra i singoli.
  • Wellbeing: favorire il bilanciamento delle attività, per garantire il benessere delle persone e il work-life balance. (9)

Quello che è emerso prepotentemente negli ultimi mesi è che è arrivato il momento di costruire una nuova employee experience.

Ci sono, infatti, molteplici sfaccettature di cui avere cura quando si pensa alle persone: tenerle costantemente informate su comunicazioni, novità ed eventi che sono poi alla base della cultura dell’organizzazione; consentire loro di accedere in modo veloce e semplice a tutti gli insight e ai dati a disposizione per poter essere sempre più produttive nel lavoro; mettere a loro disposizione il know-how e il patrimonio di informazioni dell’azienda; dare la possibilità di avere accesso a community in cui poter sviluppare i propri interessi; favorire il benessere che può essere fisico, mentale, emozionale, e finanziario e l’investimento nello sviluppo di nuove skill e nel reskilling. (9)

FONTI

  1. Tekneco – Gli smart spaces tra i 10 trend tecnologici del futuro
  2. Smart Spaces: trend tecnologico e lavorativo del 2019 | Insight IT
  3. Smart Spaces, mercato in crescita grazie a Internet of Things e 5G • Lumi (lumi4innovation.it)
  4. Il futuro del lavoro è phygital (vodafone.it)
  5. Spazi e tecnologia per un lavoro modellato sulle persone (digital4.biz)
  6. Come sarà lo spazio di lavoro del futuro? – Intervista a Cristina Bardelli | Blog In-recruiting
  7. La città dei 15 minuti, nuovo modello di sviluppo urbano (greenplanner.it)
  8. Lavoro e Covid, verso una rivoluzione degli spazi: metà delle scrivanie in ufficio risulterà di troppo (ilmessaggero.it)
  9. Il futuro è “phygital”: così l’integrazione fisico-virtuale ridisegna le nostre vite | Agenda Digitale
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