Il mondo del lavoro è cambiato in modo radicale e le aziende devono assecondare un modello molto più flessibile, agile e smart.

Stiamo vivendo la prima fase di evoluzione verso un workplace ibrido, in cui le persone possano scegliere, in accordo con l’azienda e a seconda delle esigenze di entrambi, se recarsi sul posto di lavoro o svolgere la propria attività in hub aziendali diffusi sul territorio.

I risultati dell’ultima ricerca presentata dall’Osservatorio del Politecnico di Milano evidenziano che al termine della pandemia le organizzazioni prevederanno un aumento degli smart worker attraverso formule ibride: in media 3 giornate “agili” nelle grandi aziende, 2 nelle PA.

Il workplace oggi deve essere pensato per integrare l’ufficio e la casa, ma anche gli altri spazi distribuiti sul territorio dove le persone intendono recarsi per lavorare.

E’ da qui che nasce il concetto di smart hub working: modello innovativo che permette una gestione efficiente dell’esperienza lavorativa, promuovendo una collaborazione strutturata e organizzata delle risorse secondo logiche human-centric che, anche grazie alla tecnologia, garantiscono le migliori condizioni di comfort, fruibilità ed efficienza lavorativa.

Mobile worker, tecnologie digitali e una user experience sempre più interattiva stanno rivoluzionando l’organizzazione aziendale e l’idea stessa degli spazi fisici.

Le sedi di lavoro diventano luoghi capaci di migliorare il benessere, la ridistribuzione degli spazi, l’efficacia delle tecnologie e soprattutto la qualità delle relazioni negli ambienti di lavoro, che diventano così “sensibili” ovvero capaci di ascoltare chi li vive.

Lavoro agile: il significato corretto della definizione

Lo Smart Working, o Lavoro Agile, è frutto di una filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Un percorso ambizioso che genera importanti benefici. Gli studi dell’Osservatorio del Politecnico di Milano stimano un possibile aumento di produttività dei lavoratori intorno al 20% e una riduzione dei costi di gestione dello spazio fisico in caso di ristrutturazione degli uffici pari al 20-30%.

Nel momento in cui si intraprende un percorso di introduzione di logiche di smart working in azienda, è importante impostare una strategia multidisciplinare sulla base di un’analisi dei 4 ambiti: HR e Organizzazione, layout fisico degli spazi, tecnologie, comportamenti e stili manageriali.

Solo avendo chiari i livelli di maturità e gli eventuali gap da colmare è possibile definire le priorità di intervento e identificare i progetti pilota in grado diventare benchmark interni per una più ampia diffusione.

Il viaggio verso il lavoro agile non è mai lo stesso per tutte le organizzazioni. Il punto di partenza, le esigenze da cui si attiva l’iniziativa possono essere diversi così come i percorsi da seguire.

Per implementare un modello di smart working che generi effettivamente dei benefici, ciascuna organizzazione deve considerare specificità interne e prevedere una coerenza con la strategia di business, rimanendo però flessibile per sapersi adattare alle caratteristiche delle attività lavorative delle persone che lo devono adottare.

Gli spazi lavorativi nelle New Ways of Working

A un anno e mezzo dall’inizio della pandemia, l’associazione tra smart working e lavoro da remoto deve essere superata.

L’esperienza emergenziale ha portato molte organizzazioni ad interrogarsi sul ruolo che le sedi di lavoro avranno in futuro e su come si potranno adattare alle esigenze e ai diversi stili di vita dei lavoratori.

Lavorare da remoto ha portato molti benefici per le persone, soprattutto per quanto riguarda la conciliazione della vita privata e lavorativa e di risparmio di tempi e costi in termini di “commuting”.

Tuttavia, le sedi di lavoro continuano a svolgere un ruolo identitario fondamentale di trasmissione di valori e principi aziendali, di sviluppo di relazioni sociali, di senso di appartenenza e favoriscono processi di innovazione e problem solving.

Per questo motivo, è importante che gli spazi fisici evolvano per favorire il confronto, la collaborazione, la generazione di idee e la socializzazione.

In questo nuovo scenario, le aziende devono tenere in considerazione diversi elementi per progettare un’efficace work experience.

Tra questi, dare sempre priorità all’employee engagement, rivedere e riorganizzare gli spazi, investire nella community, favorire l’empowerment e affidarsi a tecnologie avanzate che semplificano e arricchiscono la vita delle persone, abbattono i costi per l’azienda e rendono responsive i luoghi.

Gli uffici cambiano e diventano diffusi: non più un ambiente unico e centralizzato ma una rete fisica e virtuale che coinvolge chi resta in sede, chi è operativo da casa e chi invece utilizza spazi “esperenziali” in coworking, poco distanti dalla propria abitazione.

In questa visione, il workplace perde la sua connotazione fisica tradizionale di luogo del lavoro e diventa parte dell’esperienza lavorativa.

Lavorare in questo contesto significa che, a livello di luoghi e modalità di lavoro, ognuno ha a disposizione diverse opzioni e può scegliere la migliore in funzione dell’attività da svolgere.

È da qui che nasce il concetto di space as-a-service, dello spazio come servizio e non più come ‘semplice’ ambiente fisico: lo space non è più un elemento dato e ininfluente ma componente dinamica essenziale per l’esperienza di lavoro.

Oltre lo Smart Working: l’Hub Working

Parlare di Hub Working significa portare a un nuovo livello i principi dello smartworking, attraverso lo sviluppo di logiche human-centric.

La via suggerita è un modello ibrido, già adottato da molte aziende, che va sostenuto dalla tecnologia, per favorire l’interazione e fornire gli strumenti operativi, da programmi di people management per coinvolgere le persone alla definizione di obiettivi e alla rivisitazione degli spazi di lavoro.

Superato il concetto di scrivania come postazione fissa, l’ufficio tenderà sempre più a diventare un nuovo club di interazione, socializzazione, di apprendimento e di scambio di informazioni.

Il modello che si sta affermando prevede l’uso di spazi adibiti a uffici distribuiti sul territorio, per venire incontro alle esigenze delle persone, che possono lavorare in luoghi vicini al proprio domicilio e completi di tutte le dotazioni tecnologiche necessarie.

I workplace decentralizzati daranno concreta realizzazione a questa nuova filosofia attraverso uffici satellite, reti capillari di hub in cui i dipendenti potranno lavorare senza sprecare tempo a spostarsi eccessivamente dalla propria abitazione; in spazi completi di tutti gli strumenti necessari a svolgere il proprio lavoro.

L’Headquarter avrà la funzione di coordinare e organizzare l’attività degli uffici satelliti e, allo stesso tempo, rappresentare il punto di riferimento dei diversi hub aziendali.

Le organizzazioni stanno attraversando un periodo di grande trasformazione del paradigma lavorativo, una trasformazione culturale, organizzativa e di processi.

Lavorare è diventata un’attività, un’esperienza e non solo un luogo fisico in cui ci si reca tutti i giorni. (1)

Oggi le persone possono lavorare da casa, recarsi in ufficio o in un coworking, in qualsiasi luogo della città che sia in grado di assecondare al meglio l’esperienza lavorativa nel suo complesso ma anche l’attività che va svolta in quel preciso istante. (1)

È quindi palese che l’ufficio tradizionale deve cambiare e, assecondando una tendenza ormai molto di moda, diventare smart.

Lo Smart Office rappresenta l’essenza del new ways of working, che ormai si basano sull’equilibrio e la sinergia tra work experience fisica e virtuale. (1)

È il superamento del vecchio ufficio, con i suoi open space, le sue postazioni fisse e le sale riunioni, trasformato in una declinazione moderna e tecnologica pensata per assecondare un modello di lavoro profondamente diverso, ibrido e diffuso per definizione. (1)

Le tendenze in atto

Ambienti sempre più intelligenti, dove dispositivi IoT e architetture software consentono nuove forme di interazione e di gestione dello spazio. L’ufficio diventa un luogo ibrido tra reale e virtuale.

L’approccio non è solo technology driven ma basato anche sulla governance dei processi lavorativi. (2)

Secondo la recente Global Workforce Survey di Cisco, il 58% dei lavoratori si esprimono a favore dell’home working almeno una settimana al mese, nonostante il 98% degli stessi riporti una frequente frustrazione nell’utilizzare strumenti quali le video-conferenze, soprattutto da casa. (2)

Il 97% chiede maggiori garanzie che gli spazi di lavoro siano più sicuri e, infine, il 96% delle aziende intervistate riferisce che intende investire nella tecnologia per rendere gli uffici più intelligenti.

La survey mette in luce alcune tendenze globali: il diffondersi di un ufficio ibrido tra remoto e lavoro in presenza, con la conseguenza di una progressiva dematerializzazione e digitalizzazione dei processi lavorativi; un luogo di lavoro sempre più smart, ovvero dotato di tecnologie intelligenti e pervasive che impatteranno non solo sulla qualità dello spazio fisico, ma anche sulle dinamiche con cui gli utenti lo utilizzano. (2)

Questi scenari trovano riscontro in altri autorevoli studi, tra cui la ricerca 2020 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

Il lavoro di analisi ha riguardato le attività che più facilmente si svolgeranno nell’ufficio del futuro: dalla socializzazione (68%) agli incontri con esterni (58%); dal recruiting (44%) ai meeting strategici (43%), alla formazione (32%).

Con un conseguente utilizzo degli spazi a tempo e in base ad attività specifiche. (3)

L’ufficio tradizionale diventa smart

Da questo stato di cose, le aziende possono trarre grandi opportunità: possono riprogettare i propri ambienti, ma soprattutto creare luoghi engaging coerenti con un’esperienza lavorativa moderna e connessa. (4)

Largo quindi alla rimodulazione degli spazi secondo i principi dell’Activity Based Working.

Dall’utilizzo di sensoristica avanzata e di Intelligenza Artificiale per l’ottimizzazione dei servizi, ai sistemi di asset booking per la prenotazione di postazioni, sale riunioni, aree social, posti auto e coworking, e agli experience assistant che adottano un approccio olistico e aiutano le persone a vivere la migliore esperienza lavorativa possibile nell’era dell’ufficio diffuso. (4)

Nella sua declinazione fisica, lo Smart Office è il frutto di scelte architettoniche, di design, arredo e tecnologie finalizzate a rendere l’ufficio engaging e quindi capace di favorire la collaborazione e di manifestare al meglio la cultura aziendale. (4)

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. (5)
Ma quali sono le sfide di questo strumento del futuro?

  • Miglioramento della produttività dei dipendenti: lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in movimento. Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza dei team di lavoro. (5)
  • Miglioramento della collaborazione e della comunicazione interna: la comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano risorse umane sempre più coese e coinvolte. Si tratta anche di una caratteristica fondamentale dell’ufficio digitalizzato, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di collaboration e working activity. Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente interazione tra membri del team, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività. (5)

I 4 pilastri dello smart office

La progettazione di ambienti smart deve tenere in considerazione le caratteristiche del lavoro agile.

Il primo e fondamentale requisito deve essere dunque la possibilità di svincolare il lavoratore da una postazione fissa, con la possibilità di consentirgli la scelta di volta in volta dello spazio di lavoro più adatto alla specifica attività. Il cambiamento non deve essere dunque solo di progettazione, ma prima ancora di cultura e approccio, nel rispetto di alcune linee guida. (6)

Vediamo nel dettaglio quali sono i pilastri dello smart office:

  • Differenziazione: esigenze lavorative diverse richiedono spazi con caratteristiche differenti, per permettere un’alta efficacia lavorativa.
    Per questo è importante che esistano differenti tipologie di spazi che favoriscano la collaborazione e la socializzazione, così come la concentrazione e la contemplazione; (6)
  • Riconfigurabilità: spazi adattabili in tempi brevi a costi contenuti per far fronte ad esigenze contingenti o ad evoluzioni di lungo periodo; (6)
  • Abitabilità: spazi intesi non come semplici luoghi di lavoro ma come aree accoglienti (e mirate a ridurre lo stress) che tengano conto del benessere, del comfort e delle esigenze professionali delle persone; (6)
  • Intelligence: integrazione delle tecnologie negli ambienti fisici per utilizzare in modo più efficace gli spazi. (6)

Smart office e engagement dei dipendenti

Lo Smart Office, nella sua modalità digitalizzata dà all’azienda, a differenza del passato, l’opportunità di riunire l’intera workforce in un unico luogo virtuale, a prescindere dalla sede, nazione, punto vendita e stabilimento. (7)

Con il digital workplace i diversi ruoli nell’azienda diventano comuni, anche per i c.d. field worker che per anni si sono sentiti indipendenti dalla cultura e dai valori prevalenti dell’organizzazione.

La trasformazione del paradigma del lavoro diventa quindi un’occasione straordinaria per abbattere silos radicati da anni, rivedere tratti della cultura aziendale poco adatti all’agile working, creare nuove dinamiche di comunicazione e abbattere le tradizionali logiche top-down di leadership.

L’obiettivo è introdurre un modello che favorisca la collaborazione, il dialogo costante ma anche quello casuale, il feedback e la partecipazione, perché da essi dipendono proprio la creatività e l’innovazione. (7)

Per ottenere questo risultato non sono però sufficienti le piattaforme abilitanti, ma sono necessari un profondo percorso di trasformazione e un forte investimento dell’azienda nella sua community.

In particolare, quest’ultima rischia di risentire dei ridotti contatti fisici che il nuovo paradigma lavorativo porta con sé, indebolendo l’engagement dei worker.

L’azienda deve rispondere a tali criticità, per esempio creando spazi virtuali, organizzando un palinsesto di eventi, favorendo il dialogo e l’interscambio di conoscenza, così da avvicinare ulteriormente la community ai valori con cui l’impresa si pone sul mercato. (8)

FONTI

  1. Smart Office: cos’è e perché ripensare gli spazi di lavoro
  2. Global Workforce Survey 2020: Remote Work Survey – Cisco
  3. Smart Office tra Arredo e Tecnologia – Come cambia la relazione con gli spazi (arper.com)
  4. L’ufficio del futuro? Un luogo per socializzare, discutere e sviluppare idee (digital4.biz)
  5. Smart Office: oltre il semplice “posto di lavoro” – TD Blog
  6. Smart Office: cosa vuol dire e come progettare uno spazio di lavoro smart (osservatori.net)
  7. Optimising the smart office: A marriage of technology and people | ZDNet
  8. Smart office for a better productivity (hortoninternational.com)
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