Viviamo nell’era dell’home e Smart Working ma la pandemia in realtà ha accelerato una tendenza che si stava affermando ben prima di un anno fa.

I tempi sono maturi per la definitiva consacrazione dei workplace digitali come hub, centri nevralgici di una produttività blended che non distingue tra la presenza in ufficio e il lavoro da casa. (1)
Quali le caratteristiche dei nuovi luoghi di lavoro?

  • tecnologie di collaborazione di nuova generazione , che assicurano una user experience di qualità, interattiva e coinvolgente;
  • una connettività domestica e aziendale sempre più performante;
  • stili di vita improntati alla ricerca del miglior equilibrio tra privato e lavoro, quel worklife balance cui aspirano non solo i lavoratori più giovani – Millennials e Generazione Z – ma anche i loro colleghi più grandi – Baby Boomers e Generazione X. (2)

I nuovi produttivi nello scenario post pandemico

Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, gli home worker hanno superato quota 6,5 milioni durante il lockdown di marzo e aprile 2020 e si stabilizzeranno intorno ai 5,35 milioni nello scenario post pandemico. (3)

Uno scenario che sarà caratterizzato da abitudini nuove, che contemplano l’alternanza di giorni di lavoro in ufficio con giorni di hub e home working, all’insegna del miglior equilibrio tra vita privata e professionale. (3)

Il concetto di produttività si amplia e supera definitivamente i confini fisici dell’azienda per arrivare a comprendere le scrivanie virtuali e i luoghi di lavoro digitali. (3)

I workplace digitali rappresentano il fulcro di quei servizi collaboration, comunicazione e produttività individuale estesa che sono un supporto indispensabile per i lavoratori remoti. (3)

Che cos’è un workplace digitale e perché piace tanto alle aziende agili?

Il digital workplace rappresenta il compendio di diverse tecnologie – di comunicazione, condivisione e aggiornamento dei contenuti, ospitate in un’infrastruttura agile e sicura – che permettono di gestire in modo automatizzato e circolare i flussi di lavoro in azienda, promuovendo una produttività senza confini. (4)

Un approccio tecnologico che sottende un’esigenza ormai diffusa tra dipendenti e manager. Nel suo “Future Ready Report 2020”, Vodafone Business evidenzia chiaramente come le aziende meglio preparate per il futuro stiano progressivamente cambiando il modo in cui assumono e coltivano i talenti: flessibilità, formazione e tecnologia diventano sempre più importanti, con l’88% delle realtà intervistate che pone l’accento sull’importanza di garantire flessibilità nell’orario di lavoro e dotare il collaboratore delle più recenti tecnologie di produttività. (4)

A cambiare è il concetto stesso di ufficio, che diventa un ambiente digitale completamente personalizzabile e personalizzato e, soprattutto, fluido, letteralmente plasmato sulle esigenze anche momentanee del lavoratore. (3)

Il workplace digitale mette il dipendente e le sue esigenze al centro di nuovi percorsi di produttività individuale e di team. (4)

Percorsi digitali, che svincolano la produttività dalla logica della scrivania per come l’abbiamo sempre intesa e agganciano la valutazione del collaboratore al raggiungimento degli obiettivi assegnati e non più al numero di ore passate in ufficio. (3)

Un elemento centrale dei nuovi approcci di Smart Working e home working è la virtualizzazione degli strumenti di lavoro, che offre al dipendente la possibilità di decidere di volta in volta dove essere produttivi e quali tool utilizzare per collaborare e comunicare, scegliendo tra i molti disponibili quelli più adatti allo scopo. (4)

Ma ci sono diversi vantaggi anche per l’azienda:

  • Talent attraction, employer branding, talent retention: l’azienda che riesce a offrire ai propri collaboratori strumenti di produttività ubiqua attrae i nuovi talenti e li fidelizza in modo più efficace; (5)
  • Riduzione dei costi operativi: l’uso dei workplace digitali garantisce una gestione più efficiente gli asset aziendali e una riduzione dei costi operativi – spazi attrezzati, utenze, contratti di leasing, canoni di affitto, spese di trasferta – azzerando gli sprechi; (5)
  • Accelerazione dei processi innovativi: la possibilità di utilizzare strumenti di collaborazione in tempo reale permette di creare team trasversali geograficamente distribuiti e micro-community che promuovono la creatività, il problem solving e lo scambio di idee. Il risultato sono cicli di innovazione ridotti e un go-to-market accelerato. (5)
  • Maggior produttività e valorizzazione dei talenti: i workplace digitali permettono a dipendenti e manager di reperire rapidamente informazioni e dati, aggiornarle e condividere in tempo reale. (4)

La produttività senza confini assicura la possibilità di creare team d’eccellenza accedendo alle risorse più qualificate per ogni task o progetto, a prescindere dal fatto che operino in sede, in un ufficio decentrato o in Smart Working da casa. (4)

Le tecnologie alla base dei workplace digitali

Reti Internet e, sempre più spesso, reti SD-Wan, e poi cloud, piattaforme UCC (Unified Communications and Collaboration), connettività mobile, social collaboration e soluzioni di content management… le tecnologie alla base dei workplace digitali sono diverse, ma idealmente riconducibili a tre ambiti principali. (6)
Piattaforme: soluzioni di desktop virtualization, servizi cloud, connettività fissa e mobile.

Strumenti di collaboration: software on premise o in cloud che abilitano l’interazione in real time tra colleghi, clienti e partner. Tra i principali, le soluzioni di social collaboration, le piattaforme di comunicazione voce e videoconferenza, l’instant messaging… Un tempo strumenti ad hoc oggi invece spesso racchiusi all’interno di piattaforme UCC complete. (6)

Tool di gestione delle informazioni: strumenti di file sharing, sincronizzazione file e analytics che permettono l’accesso in tempo reale, e da qualunque luogo, ai dati aziendali. (6)

All’interno del workplace digitale si fondono tecnologie diverse, dalla mobility alla connettività intesa in senso esteso per arrivare fino al BPM, la gestione integrata dei processi di business. Tutte queste tecnologie hanno un collante nell’infrastruttura cloud e software defined, che permette un accesso ubiquo e sicuro a risorse, applicazioni e dati aziendali. (6)

I trend che ridisegnano i workplace digitali nel New Normal

new-normal

La necessità di potenziare la resilienza della forza lavoro durante e dopo la pandemia da Covid-19 ha accelerato la diffusione delle scrivanie di lavoro digitali evidenziando, però, i limiti di approcci tecnologici e organizzativi piuttosto tradizionali.
Diversi trend impattano sui nuovi concetti di produttività ed è Gartner nel suo “Hype Cycle for the Digital Workplace, 2020” a evidenziare quelli da monitorare nel prossimo futuro:

  • La produttività in un nucleo: il nuovo luogo di lavoro, secondo gli esperti di Gartner, è rappresentato dall’insieme degli strumenti di produttività personale, di tool di comunicazione e collaborazione combinati all’interno di un’unica piattaforma in cloud, con un’unica interfaccia d’accesso e una user experience uniforme, facilitata anche dall’uso intensivo di strumenti di Artificial Intelligence e Machine Learning. Gli algoritmi matematici permettono di automatizzare molti compiti e adattare la user experience al comportamento e alle esigenze del lavoratore rilevate in tempo reale. Il nuovo nucleo si candida a diventare la pietra miliare dei workplace digitali nella maggior parte delle organizzazioni, in particolare nell’ambiente di lavoro domestico che caratterizza lo scenario attuale. (7)
  • Bring your own thing: abbiamo iniziato già da qualche tempo a usare dispositivi smart privati anche per lavoro. Questa tendenza, nota come BYOT, ovvero Bring Your Own Thing, coinvolge una vasta gamma di oggetti come fitness tracker, smart watch, assistenti vocali e visori di realtà virtuale e in futuro è molto probabile che includerà anche dispositivi più sofisticati come robot domestici e droni. La tecnologia domestica e la casa stessa diventano sempre più intelligenti e i consumatori acquisiscono maggior dimestichezza con le tecnologie IoT. È quindi probabile che questi device smart verranno utilizzati sempre più di frequente per supportare lo Smart Working – le ricerche vocali condotte attraverso gli assistenti domestici e gli smart speaker, per esempio, sono già una realtà – garantendo maggior produttività. Fondamentale, dunque, contemplarne la gestione dati nell’ambito dei workplace digitali.(7)
  • lo smartworkspace: la tendenza in atto è quella che mira a riprogettare spazi sempre più smart, che sfruttano la digitalizzazione crescente degli oggetti per offrire nuovi modi di lavorare, migliorando la collaborazione e la produttività del dipendente. (6)
    Tra le tecnologie più importanti che contribuiranno a ridisegnare gli spazi, i sensori IoT, le App mobile, il digital signage, la realtà virtuale e la realtà aumentata, i sensori di movimento, il riconoscimento facciale. (6)Qualsiasi luogo in cui le persone lavorano anche solo saltuariamente può diventare uno smart workspace, non solo gli uffici, ma anche una semplice scrivania, una sala conferenze e persino uno spazio domestico. (6)Quando potremo tornare liberamente in ufficio, i vantaggi degli smart workspace si renderanno più evidenti e le organizzazioni saranno in grado di trarre vantaggio dagli spazi di lavoro intelligenti per riprogettare in modo più efficace la gestione delle presenze sotto il vincolo del distanziamento sociale. (6)

FONTI

  1. Smart working: il futuro del lavoro si chiama Digital Workspace
  2. L’Italia riparte dal digitale. Insieme per essere future-ready
  3. Employee engagement: come coinvolgere i dipendenti in azienda – Digital4
  4. Il nuovo ruolo della Direzione HR, fra engagement e digitalizzazione (osservatori.net)
  5. Digitale e employee experience: così le aziende diventano più produttive (digital4.biz)
  6. Employee Engagement and Team Building – Human Resources Today

Le organizzazioni stanno attraversando un periodo di grande trasformazione del paradigma lavorativo, una trasformazione culturale, organizzativa e di processi.

Lavorare è diventata un’attività, un’esperienza e non solo un luogo fisico in cui ci si reca tutti i giorni. (1)

Oggi le persone possono lavorare da casa, recarsi in ufficio o in un coworking, in qualsiasi luogo della città che sia in grado di assecondare al meglio l’esperienza lavorativa nel suo complesso ma anche l’attività che va svolta in quel preciso istante. (1)

È quindi palese che l’ufficio tradizionale deve cambiare e, assecondando una tendenza ormai molto di moda, diventare smart.

Lo Smart Office rappresenta l’essenza del new ways of working, che ormai si basano sull’equilibrio e la sinergia tra work experience fisica e virtuale. (1)

È il superamento del vecchio ufficio, con i suoi open space, le sue postazioni fisse e le sale riunioni, trasformato in una declinazione moderna e tecnologica pensata per assecondare un modello di lavoro profondamente diverso, ibrido e diffuso per definizione. (1)

Le tendenze in atto

Ambienti sempre più intelligenti, dove dispositivi IoT e architetture software consentono nuove forme di interazione e di gestione dello spazio. L’ufficio diventa un luogo ibrido tra reale e virtuale.

L’approccio non è solo technology driven ma basato anche sulla governance dei processi lavorativi. (2)

Secondo la recente Global Workforce Survey di Cisco, il 58% dei lavoratori si esprimono a favore dell’home working almeno una settimana al mese, nonostante il 98% degli stessi riporti una frequente frustrazione nell’utilizzare strumenti quali le video-conferenze, soprattutto da casa. (2)

Il 97% chiede maggiori garanzie che gli spazi di lavoro siano più sicuri e, infine, il 96% delle aziende intervistate riferisce che intende investire nella tecnologia per rendere gli uffici più intelligenti.

La survey mette in luce alcune tendenze globali: il diffondersi di un ufficio ibrido tra remoto e lavoro in presenza, con la conseguenza di una progressiva dematerializzazione e digitalizzazione dei processi lavorativi; un luogo di lavoro sempre più smart, ovvero dotato di tecnologie intelligenti e pervasive che impatteranno non solo sulla qualità dello spazio fisico, ma anche sulle dinamiche con cui gli utenti lo utilizzano. (2)

Questi scenari trovano riscontro in altri autorevoli studi, tra cui la ricerca 2020 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

Il lavoro di analisi ha riguardato le attività che più facilmente si svolgeranno nell’ufficio del futuro: dalla socializzazione (68%) agli incontri con esterni (58%); dal recruiting (44%) ai meeting strategici (43%), alla formazione (32%).

Con un conseguente utilizzo degli spazi a tempo e in base ad attività specifiche. (3)

L’ufficio tradizionale diventa smart

Da questo stato di cose, le aziende possono trarre grandi opportunità: possono riprogettare i propri ambienti, ma soprattutto creare luoghi engaging coerenti con un’esperienza lavorativa moderna e connessa. (4)

Largo quindi alla rimodulazione degli spazi secondo i principi dell’Activity Based Working.

Dall’utilizzo di sensoristica avanzata e di Intelligenza Artificiale per l’ottimizzazione dei servizi, ai sistemi di asset booking per la prenotazione di postazioni, sale riunioni, aree social, posti auto e coworking, e agli experience assistant che adottano un approccio olistico e aiutano le persone a vivere la migliore esperienza lavorativa possibile nell’era dell’ufficio diffuso. (4)

Nella sua declinazione fisica, lo Smart Office è il frutto di scelte architettoniche, di design, arredo e tecnologie finalizzate a rendere l’ufficio engaging e quindi capace di favorire la collaborazione e di manifestare al meglio la cultura aziendale. (4)

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. (5)
Ma quali sono le sfide di questo strumento del futuro?

  • Miglioramento della produttività dei dipendenti: lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in movimento. Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza dei team di lavoro. (5)
  • Miglioramento della collaborazione e della comunicazione interna: la comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano risorse umane sempre più coese e coinvolte. Si tratta anche di una caratteristica fondamentale dell’ufficio digitalizzato, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di collaboration e working activity. Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente interazione tra membri del team, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività. (5)

I 4 pilastri dello smart office

La progettazione di ambienti smart deve tenere in considerazione le caratteristiche del lavoro agile.

Il primo e fondamentale requisito deve essere dunque la possibilità di svincolare il lavoratore da una postazione fissa, con la possibilità di consentirgli la scelta di volta in volta dello spazio di lavoro più adatto alla specifica attività. Il cambiamento non deve essere dunque solo di progettazione, ma prima ancora di cultura e approccio, nel rispetto di alcune linee guida. (6)

Vediamo nel dettaglio quali sono i pilastri dello smart office:

  • Differenziazione: esigenze lavorative diverse richiedono spazi con caratteristiche differenti, per permettere un’alta efficacia lavorativa.
    Per questo è importante che esistano differenti tipologie di spazi che favoriscano la collaborazione e la socializzazione, così come la concentrazione e la contemplazione; (6)
  • Riconfigurabilità: spazi adattabili in tempi brevi a costi contenuti per far fronte ad esigenze contingenti o ad evoluzioni di lungo periodo; (6)
  • Abitabilità: spazi intesi non come semplici luoghi di lavoro ma come aree accoglienti (e mirate a ridurre lo stress) che tengano conto del benessere, del comfort e delle esigenze professionali delle persone; (6)
  • Intelligence: integrazione delle tecnologie negli ambienti fisici per utilizzare in modo più efficace gli spazi. (6)

Smart office e engagement dei dipendenti

Lo Smart Office, nella sua modalità digitalizzata dà all’azienda, a differenza del passato, l’opportunità di riunire l’intera workforce in un unico luogo virtuale, a prescindere dalla sede, nazione, punto vendita e stabilimento. (7)

Con il digital workplace i diversi ruoli nell’azienda diventano comuni, anche per i c.d. field worker che per anni si sono sentiti indipendenti dalla cultura e dai valori prevalenti dell’organizzazione.

La trasformazione del paradigma del lavoro diventa quindi un’occasione straordinaria per abbattere silos radicati da anni, rivedere tratti della cultura aziendale poco adatti all’agile working, creare nuove dinamiche di comunicazione e abbattere le tradizionali logiche top-down di leadership.

L’obiettivo è introdurre un modello che favorisca la collaborazione, il dialogo costante ma anche quello casuale, il feedback e la partecipazione, perché da essi dipendono proprio la creatività e l’innovazione. (7)

Per ottenere questo risultato non sono però sufficienti le piattaforme abilitanti, ma sono necessari un profondo percorso di trasformazione e un forte investimento dell’azienda nella sua community.

In particolare, quest’ultima rischia di risentire dei ridotti contatti fisici che il nuovo paradigma lavorativo porta con sé, indebolendo l’engagement dei worker.

L’azienda deve rispondere a tali criticità, per esempio creando spazi virtuali, organizzando un palinsesto di eventi, favorendo il dialogo e l’interscambio di conoscenza, così da avvicinare ulteriormente la community ai valori con cui l’impresa si pone sul mercato. (8)

FONTI

  1. Smart Office: cos’è e perché ripensare gli spazi di lavoro
  2. Global Workforce Survey 2020: Remote Work Survey – Cisco
  3. Smart Office tra Arredo e Tecnologia – Come cambia la relazione con gli spazi (arper.com)
  4. L’ufficio del futuro? Un luogo per socializzare, discutere e sviluppare idee (digital4.biz)
  5. Smart Office: oltre il semplice “posto di lavoro” – TD Blog
  6. Smart Office: cosa vuol dire e come progettare uno spazio di lavoro smart (osservatori.net)
  7. Optimising the smart office: A marriage of technology and people | ZDNet
  8. Smart office for a better productivity (hortoninternational.com)
Rimani aggiornato,
segui i nostri Phygiwork Updates

    Vuoi ricevere aggiornamenti sul mondo Phygiwork?
    Lasciaci i tuoi contatti.

    Letta l’informativa sulla privacy Il/La sottoscritto/a presta proprio consenso libero ed informato: