Con l’hybrid work il luogo di lavoro si sdoppia. L’improvviso sopraggiungere della pandemia ha reso il lavoro da casa più che una possibilità una vera e propria questione di sopravvivenza per tutte quelle realtà aziendali che, per tipologia di attività svolta, potevano permetterselo. (1)

Il remote working improvvisamente è diventata la formula obbligata per milioni di lavoratori. (1)

Secondo l’indagine pubblicata dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, le persone che hanno lavorato a distanza nel 2020 durante la fase acuta della pandemia sono state 6,58 milioni, praticamente un terzo dei lavoratori italiani e oltre dieci volte più dei 570 mila censiti nel 2019, coinvolgendo il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58% delle PMI. (2)

A distanza di un anno dall’esplosione della pandemia però, con un nuovo vigore alla lotta al virus dato dall’arrivo dei vaccini, ragionare su come potrebbe configurarsi il “new normal” è d’obbligo. (2)

Tornare allo status quo pre-emergenza è praticamente impossibile e probabilmente anche poco sensato, significherebbe mettere in archivio tutta l’esperienza accumulata in questo periodo etichettandola come negativa, quando invece sono ben noti a tutti anche gli aspetti positivi da essa scaturiti. (2)

A riprova di ciò, lo studio dell’Osservatorio stima che al termine dell’emergenza le persone che lavoreranno almeno in parte da remoto saranno complessivamente 5,35 milioni, di cui 1,72 milioni nelle grandi imprese, 920mila nelle PMI, 1,23 milioni nelle microimprese e 1,48 milioni nelle PA. (2)

Per adattarsi a questa “nuova normalità” del lavoro il 70% delle grandi imprese aumenterà le giornate di lavoro da remoto, portandole in media da uno a 2,7 giorni alla settimana, una su due modificherà gli spazi fisici. (2)

Benvenuti nell’era del lavoro ibrido dove la presenza costante in ufficio non è più fondamentale.

Che cos’è il lavoro ibrido?

Il lavoro ibrido nasce dal mix tra lavoro a distanza e lavoro in presenza.
Non si tratta banalmente di un compromesso tra vecchio e nuovo, ma di una modalità che punta a sintetizzare il meglio delle due esperienze rispondendo alle mutate esigenze dei lavoratori e creando al contempo organizzazioni sempre più competitive. (3)

Ad oggi non esiste un hybrid work model definito: ci sono aziende che si stanno orientando verso una modalità “remote-first”, ovvero che prevedono di adottare il lavoro da remoto come predominante e una presenza in ufficio occasionale senza però arrivare a soluzioni di Full Smart Working, e aziende che invece propendono per un approccio “office-first”, in cui l’ufficio rimane il luogo principale dove svolgere l’attività. (3)

Secondo un’indagine realizzata da McKinsey solo il 7% di 800 dirigenti intervistati è favorevole a prevedere tre o più giornate di lavoro da remoto. (4)
Sebbene dunque si stiano sperimentando diversi modelli di lavoro ibrido, è certo che alcune sfide investiranno indistintamente tutte le aziende che decideranno di percorrere questa strada.

Le sfide del lavoro ibrido

Dal rispetto dell’equità alla salvaguardia della cultura aziendale, dal mantenere alto lo spirito collaborativo alla necessità di alimentare gli scambi informali, dalla gestione del lavoro alla sicurezza informatica, sono diverse le sfide che il lavoro ibrido porta con sé e, forse, la più grande è cercare di non creare lavoratori di serie A (coloro che lavorano in azienda) e lavoratori di serie B (coloro che lavorano da casa).

Come descrive in maniera puntuale un articolo pubblicato sull’Harvard Business Review dal titolo Making the Hybrid Workplace Fair, chi lavora da remoto, qualora non correttamente supportato, rischia di rimanere ai margini dell’organizzazione. (5)

Questi dipendenti, scrivono Mortensen e Haas, spesso vengono penalizzati da un’infrastruttura tecnologica peggiore (connessioni lente, incapacità di accedere a determinate risorse da casa, una configurazione di un home office meno sofisticata) riscontrando più difficoltà nel dimostrare la propria competenza. (5)

Ma non si deve fare i conti solo con un gap tecnologico. Non essere presenti durante le interazioni informali lascia i lavoratori da remoto fuori da alcune dinamiche, mettendoli anche nella condizione di diventare gli ultimi a essere messi al corrente dei fatti.

Lavorare da remoto può anche portare i dipendenti a sentirsi più isolati e privi di quelle relazioni e connessioni che forniscono un supporto sociale.

Infine, ma non per importanza, i due professori spiegano come lavorare nello stesso spazio del capo aumenta la probabilità che gli sforzi e le azioni dei dipendenti vengano notate e riconosciute, e anche se il capo lavora da remoto, quando un dipendente lavora in ufficio, aumenta la probabilità che le sue azioni vengano viste da altri e gli vengano indirettamente segnalate. (5)

Da remoto, sottolineano gli autori dell’articolo, nessuno vede l’attività eseguita in tarda notte o al mattino presto o quanto i dipendenti si stiano impegnando per raggiungere gli obiettivi che gli sono stati assegnati. (5)

In questi casi, è probabile che il credito per un lavoro di gruppo venga attribuito in modo poco equo principalmente a coloro che sono presenti in ufficio e più visibili.

Dal punto di vista dei rapporti personali sempre Mortensen e Haas ricordano che quando la comunicazione avviene in remoto, la connessione tra le persone è gravemente indebolita e i segnali non verbali sono più difficili da captare, anche quando le persone possono vedersi su uno schermo. (5)

Nei momenti di interazione dal vivo le persone sono spesso eccitate e più propense a entrare in empatia l’una con l’altra, il che supporta la cultura organizzativa e la collaborazione.
Molti incontri da remoto sono puramente focalizzati sul compito e in gran parte privi di connessione emotiva.

Le riunioni sono importanti, ovviamente, ma non più dei momenti umani, perché sono le relazioni a creare fiducia tra i colleghi, supportare la cooperazione e stimolare all’impegno.

Hybrid workplace: il luogo di lavoro si trasforma

Secondo lo studio Microsoft sopra citato, il 66% dei leader afferma che le proprie organizzazioni stanno considerando di ridisegnare gli ambienti di lavoro per conformarli alle nuove esigenze legate all’hybrid work. (6)

Questo tendenzialmente significa la possibilità di ridurre la metratura degli spazi con un ragguardevole risparmio di costi da parte delle organizzazioni, ma, al tempo stesso, la necessità di configurarli in maniera flessibile pensando ad una maggiore collaborazione e interazione anche al di fuori della pura attività lavorativa. (6)

Più tavoli riunione, grandi monitor per la condivisione di progetti, soluzioni di segnaletica digitale per informare i team su cosa si sta svolgendo nei vari ambienti, zone relax, dispositivi per la prenotazione di postazioni (pratica conosciuta col nome di hotelling) tecnologicamente connesse e in grado di supportare le relazioni tra le persone che lavorano in remoto e in ufficio. (6)

Ecco, tutto questo e anche di più trasformerà l’ambiente di lavoro rispetto a come siamo abituati a vederlo oggi.

Nuovi talenti grazie al lavoro ibrido

Uno degli aspetti positivi di istituzionalizzare il lavoro da remoto è la possibilità di aprire l’azienda all’inserimento di risorse distanti dalla sede centrale o dagli uffici dislocati sul territorio. (7)

Rimuovere i confini geografici significa poter accedere ad un bacino di talenti potenzialmente senza limiti, oltre a poter organizzare team più variegati ed inclusivi.

Più punti di vista, maggiore creatività, maggiore rapidità nel risolvere i problemi, maggiore tasso di innovazione, sono solo alcuni dei vantaggi della diversità sul luogo di lavoro, fisico o virtuale che sia. (8)

Immaginiamo che valenza questo possa avere sia per grandi realtà imprenditoriali chiamate a confrontarsi su mercati sempre più competitivi, sia per più piccole realtà locali che grazie al lavoro da remoto potranno assorbire nuove competenze in grado farle fare un salto di qualità.

Le tecnologie per la collaborazione a distanza

Fondamentale perché il lavoro ibrido dia i risultati sperati è per le aziende il dotarsi dei giusti strumenti, e in questo caso la tecnologia la fa da padrone. (9)

Affinché si possa lavorare da casa, in ufficio o da diverse postazioni senza soluzione di continuità è necessario che i documenti siano resi disponibili; che i dipendenti possano accedere al materiale e agli applicativi aziendali da qualsiasi luogo senza esser legati a computer specifici.

Infine, è necessario che vengano adottati sistemi informativi basati su cloud per facilitare la transizione tra le postazioni di lavoro e tra casa e ufficio.

Oltre a questi elementi, che potremmo definire i presupposti di base, affinché si possa lavorare in modalità ibrida esistono oggi diversi software e tecnologie, che concorrono a facilitare la collaborazione e portare a termine singole attività come interi processi.

Software di Identity and Access Management (IAM) per l’autenticazione a distanza sicura, strumenti di people management per contribuire a migliorare la salute dei dipendenti, piattaforme di project management, strumenti per la formazione continua, piattaforme di collaboration, finanche software per monitorare il livello di produttività dei dipendenti e la qualità del lavoro, sono tutti strumenti innovativi utili per supportare le organizzazioni in questa transizione rivoluzionaria dal lavoro tradizionale al lavoro ibrido.

FONTI

  1.  Lavoro ibrido: il futuro dei lavoratori tra ufficio e smart working (smeup.com)
  2. Smart Working: il futuro del lavoro oltre l’emergenza (osservatori.net)
  3. Hybrid workplace: nell’era post Covid l’ambiente di lavoro diventa fluido (digital4.biz)
  4. Idee | Italia | McKinsey & Company | Italy | McKinsey & Company
  5. Lavoro smart e ibrido, il futuro è in una nuova esperienza dell’utente dipendente | Agenda Digitale
  6. Making the Hybrid Workplace Fair (hbr.org)
  7. Work Trend Index 2021, i dati Microsoft sul lavoro da remoto a un anno dall’inizio della pandemia (hr-link.it)
  8. Back to work nel post pandemia: tra lavoro ibrido e ricerca di nuovi talenti (tecnogazzetta.it)
  9. Collaborazione a distanza, le nuove soluzioni tecnologiche che cambiano lo scenario del lavoro – Digital4

Le organizzazioni stanno attraversando un periodo di grande trasformazione del paradigma lavorativo, una trasformazione culturale, organizzativa e di processi.

Lavorare è diventata un’attività, un’esperienza e non solo un luogo fisico in cui ci si reca tutti i giorni. (1)

Oggi le persone possono lavorare da casa, recarsi in ufficio o in un coworking, in qualsiasi luogo della città che sia in grado di assecondare al meglio l’esperienza lavorativa nel suo complesso ma anche l’attività che va svolta in quel preciso istante. (1)

È quindi palese che l’ufficio tradizionale deve cambiare e, assecondando una tendenza ormai molto di moda, diventare smart.

Lo Smart Office rappresenta l’essenza del new ways of working, che ormai si basano sull’equilibrio e la sinergia tra work experience fisica e virtuale. (1)

È il superamento del vecchio ufficio, con i suoi open space, le sue postazioni fisse e le sale riunioni, trasformato in una declinazione moderna e tecnologica pensata per assecondare un modello di lavoro profondamente diverso, ibrido e diffuso per definizione. (1)

Le tendenze in atto

Ambienti sempre più intelligenti, dove dispositivi IoT e architetture software consentono nuove forme di interazione e di gestione dello spazio. L’ufficio diventa un luogo ibrido tra reale e virtuale.

L’approccio non è solo technology driven ma basato anche sulla governance dei processi lavorativi. (2)

Secondo la recente Global Workforce Survey di Cisco, il 58% dei lavoratori si esprimono a favore dell’home working almeno una settimana al mese, nonostante il 98% degli stessi riporti una frequente frustrazione nell’utilizzare strumenti quali le video-conferenze, soprattutto da casa. (2)

Il 97% chiede maggiori garanzie che gli spazi di lavoro siano più sicuri e, infine, il 96% delle aziende intervistate riferisce che intende investire nella tecnologia per rendere gli uffici più intelligenti.

La survey mette in luce alcune tendenze globali: il diffondersi di un ufficio ibrido tra remoto e lavoro in presenza, con la conseguenza di una progressiva dematerializzazione e digitalizzazione dei processi lavorativi; un luogo di lavoro sempre più smart, ovvero dotato di tecnologie intelligenti e pervasive che impatteranno non solo sulla qualità dello spazio fisico, ma anche sulle dinamiche con cui gli utenti lo utilizzano. (2)

Questi scenari trovano riscontro in altri autorevoli studi, tra cui la ricerca 2020 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

Il lavoro di analisi ha riguardato le attività che più facilmente si svolgeranno nell’ufficio del futuro: dalla socializzazione (68%) agli incontri con esterni (58%); dal recruiting (44%) ai meeting strategici (43%), alla formazione (32%).

Con un conseguente utilizzo degli spazi a tempo e in base ad attività specifiche. (3)

L’ufficio tradizionale diventa smart

Da questo stato di cose, le aziende possono trarre grandi opportunità: possono riprogettare i propri ambienti, ma soprattutto creare luoghi engaging coerenti con un’esperienza lavorativa moderna e connessa. (4)

Largo quindi alla rimodulazione degli spazi secondo i principi dell’Activity Based Working.

Dall’utilizzo di sensoristica avanzata e di Intelligenza Artificiale per l’ottimizzazione dei servizi, ai sistemi di asset booking per la prenotazione di postazioni, sale riunioni, aree social, posti auto e coworking, e agli experience assistant che adottano un approccio olistico e aiutano le persone a vivere la migliore esperienza lavorativa possibile nell’era dell’ufficio diffuso. (4)

Nella sua declinazione fisica, lo Smart Office è il frutto di scelte architettoniche, di design, arredo e tecnologie finalizzate a rendere l’ufficio engaging e quindi capace di favorire la collaborazione e di manifestare al meglio la cultura aziendale. (4)

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. (5)
Ma quali sono le sfide di questo strumento del futuro?

  • Miglioramento della produttività dei dipendenti: lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in movimento. Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza dei team di lavoro. (5)
  • Miglioramento della collaborazione e della comunicazione interna: la comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano risorse umane sempre più coese e coinvolte. Si tratta anche di una caratteristica fondamentale dell’ufficio digitalizzato, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di collaboration e working activity. Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente interazione tra membri del team, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività. (5)

I 4 pilastri dello smart office

La progettazione di ambienti smart deve tenere in considerazione le caratteristiche del lavoro agile.

Il primo e fondamentale requisito deve essere dunque la possibilità di svincolare il lavoratore da una postazione fissa, con la possibilità di consentirgli la scelta di volta in volta dello spazio di lavoro più adatto alla specifica attività. Il cambiamento non deve essere dunque solo di progettazione, ma prima ancora di cultura e approccio, nel rispetto di alcune linee guida. (6)

Vediamo nel dettaglio quali sono i pilastri dello smart office:

  • Differenziazione: esigenze lavorative diverse richiedono spazi con caratteristiche differenti, per permettere un’alta efficacia lavorativa.
    Per questo è importante che esistano differenti tipologie di spazi che favoriscano la collaborazione e la socializzazione, così come la concentrazione e la contemplazione; (6)
  • Riconfigurabilità: spazi adattabili in tempi brevi a costi contenuti per far fronte ad esigenze contingenti o ad evoluzioni di lungo periodo; (6)
  • Abitabilità: spazi intesi non come semplici luoghi di lavoro ma come aree accoglienti (e mirate a ridurre lo stress) che tengano conto del benessere, del comfort e delle esigenze professionali delle persone; (6)
  • Intelligence: integrazione delle tecnologie negli ambienti fisici per utilizzare in modo più efficace gli spazi. (6)

Smart office e engagement dei dipendenti

Lo Smart Office, nella sua modalità digitalizzata dà all’azienda, a differenza del passato, l’opportunità di riunire l’intera workforce in un unico luogo virtuale, a prescindere dalla sede, nazione, punto vendita e stabilimento. (7)

Con il digital workplace i diversi ruoli nell’azienda diventano comuni, anche per i c.d. field worker che per anni si sono sentiti indipendenti dalla cultura e dai valori prevalenti dell’organizzazione.

La trasformazione del paradigma del lavoro diventa quindi un’occasione straordinaria per abbattere silos radicati da anni, rivedere tratti della cultura aziendale poco adatti all’agile working, creare nuove dinamiche di comunicazione e abbattere le tradizionali logiche top-down di leadership.

L’obiettivo è introdurre un modello che favorisca la collaborazione, il dialogo costante ma anche quello casuale, il feedback e la partecipazione, perché da essi dipendono proprio la creatività e l’innovazione. (7)

Per ottenere questo risultato non sono però sufficienti le piattaforme abilitanti, ma sono necessari un profondo percorso di trasformazione e un forte investimento dell’azienda nella sua community.

In particolare, quest’ultima rischia di risentire dei ridotti contatti fisici che il nuovo paradigma lavorativo porta con sé, indebolendo l’engagement dei worker.

L’azienda deve rispondere a tali criticità, per esempio creando spazi virtuali, organizzando un palinsesto di eventi, favorendo il dialogo e l’interscambio di conoscenza, così da avvicinare ulteriormente la community ai valori con cui l’impresa si pone sul mercato. (8)

FONTI

  1. Smart Office: cos’è e perché ripensare gli spazi di lavoro
  2. Global Workforce Survey 2020: Remote Work Survey – Cisco
  3. Smart Office tra Arredo e Tecnologia – Come cambia la relazione con gli spazi (arper.com)
  4. L’ufficio del futuro? Un luogo per socializzare, discutere e sviluppare idee (digital4.biz)
  5. Smart Office: oltre il semplice “posto di lavoro” – TD Blog
  6. Smart Office: cosa vuol dire e come progettare uno spazio di lavoro smart (osservatori.net)
  7. Optimising the smart office: A marriage of technology and people | ZDNet
  8. Smart office for a better productivity (hortoninternational.com)
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